会社設立時の電子定款の特徴とその申請手順

従来の認証との違い

会社設立に際しては、会社の目的や業務執行に関する取り決め、会社組織の基本規則などを記した定款を作成し、その定款を公証役場で認証してもらう必要があります。

定款は単なる会社の決まりごとの規定を記すだけでなく、法的な効力を有する内容の規定も含めて作成されなければならない重要な書面です。
この定款は従来、紙の上で作成して公証役場に持っていき、発起人全員で署名をして公証人に認証してもらう、というプロセスを踏んでいました。

ところが近年この定款を電子情報として作成して認証を受けることができるようになっていて、うまく活用すればコストと手間を節約できるので、会社設立手続きをするうえで広がりを見せています。
では具体的にどういった手続きで一体何が必要なのかといった電子定款についての情報を簡単に説明していきます。

電子定款認証のメリット

まず電子定款のメリットは印紙代がかからないことです。

紙の定款の場合は税法上、印紙代4万円がかかるのですが、電子定款の場合は電子情報として取り扱われるので印紙税法の対象外になります。
一つの手続きだけで4万円の経費が浮かせるというのは大きなメリットと言えます。

電子定款認証のデメリット

ただしデメリットもあります。

電子定款を作成し、そこに電子証明書を署名しなければならないのですが、その一連の手続きには専用の電子機器やソフトなどが必要になります。
専用の機器を自前でそろえようとすると、それだけで4万円以上かかってしまうので、結局印紙代とあまり変わらない負担になる可能性もあります。

さらにすべての手続きをオンライン上で済ませられるわけではなく、認証を受けた電子定款のデータの受け取りは公証役場に出向いて受け取りに行かなくてはなりません。
そしてもし電子定款の内容を訂正したい場合、承認済みの電子定款の再申請や訂正の手続きに手間がかかり、最悪の場合は会社設立手続きの際に申請料を再度支払う羽目になるおそれもあるので、正直言って1回限りの手続きとして自力でチャレンジするのはおすすめではありません。
ただし会社設立のプロに任せて手続きをしてもらう場合は、そうした手間をすべて代行してくれますので、結果的に経費の節約になるでしょう。

自分で電子申請を行う場合の手順

それでは簡単な電子定款作成の手順です。

まず普通の紙の定款と同じくMSワードなどで定款を作成します。
そして作成した定款を電子化する前に、公証役場や法務局とコンタクトをとって事前にチェックしてもらい、アドバイスをもらってください。
そうしておけば後々の訂正トラブルを避けることができますし、電子申請する旨を伝えておけば適宜アドバイスしてもらえます。

チェックしてもらった後、作成した定款をPDFへ電子化する必要がありますが、このPDF化の際には電子署名可能な書き込み専用ソフト(Adobe Acrobatなど)を使わなければなりません。
この専用ソフトは約4万円するので、持っていない方にとってはかなりの負担になってしまいます。

そして次にPDF化した定款に電子署名をする必要があり、そのための電子証明書を発行してもらわなければなりません。
電子証明書の発行のためには、まず住基カードを市町村の役場で作ってもらう必要があります。

そして住基カードを作ったら、同じく市町村の役場の窓口で電子証明書の発行申請をします。
発行された電子証明書は住基カードのチップ内に保管されるシステムになっているのです。

電子証明書入りの住基カードができたら、次にそのデータを読み込むための「公的認証サービス対応ICカードリーダライタ」という電子機器を用意しなければなりません。
この機器は電器店で、およそ5千円前後の価格で販売されているので、持っていない場合は購入しましょう。

そしてこの機器を使って住基カードから電子証明書情報を読み込んだら、法務省のホームページから無料でダウンロードできる「電子署名プラグインソフト」をインストールし、このソフトを使ってPDF上の電子定款に電子署名します。
これでひとまず署名入り電子定款は完成です。

さてここからいよいよ申請ですが、申請手続きは法務省のオンラインシステム上で行います。
まず登記・供託オンライン申請システムというサイトから申請用総合ソフトをダウンロードしてください。
パソコンにインストールできたら、ソフトを使って電子定款を公証役場へ送信します。送信する公証役場は、設立する会社の本店所在地を管轄する公証役場なので、くれぐれも間違えないようにしましょう。

そして申請後に認証された電子定款の受け取りはオンライン上ではなく、直接公証役場へ行かなければなりません。

受け取りの際はデータを受け取るためのUSBメモリー(CD-Rやフロッピーも可)、電子定款をプリントアウトしたもの2通(会社保存用と登記用のため準備)、発起人全員の印鑑証明書と電子署名した発起人以外全員の委任状、そして認証手数料5万円と各種手数料代1700円ほど、電子申請した発起人の身分証明書と印鑑を持参しましょう。これで手続きは完了です。

電子認証代行サービスとその費用

以上のような手続きを自力で行うのは大変かと思います。
会社設立を専門とする税理士、会計士、司法書士、行政書士などの事務所は多数あって、そういったプロに頼めば電子認証手続きを代行してくれます。

たいていは会社設立の手続き全体で依頼することが多いでしょうから、電子認証手続きに関する費用も会社設立手続きの代行費用の全体のなかに組み込まれています。
会社設立手続きの費用は現在では5万円から10万円前後で行ってくれるところが多いです。
税理士事務所や会計士事務所のなかには会社設立0円と広告しているところも多いですが、その場合は顧問契約とセットになっている場合が多いのでよく考えて依頼するようにしましょう。

まとめ

多くの場合は会社設立手続きを何度もする方は少ないと思いますので、1回か2回程度の手続きのために専用の電子機器やソフトをそろえるのは大変です。
手続き自体もややこしいので、無理して自力で行う必要はありません。
ただ会社設立のプロに依頼した場合は一連の手続きを代行してくれますし、その場合は印紙代を節約できるので、全体的な経費を抑えられるというメリットがあります。