最終更新日：2022/6/6
会社設立で住所貸しを利用するリスクと注意点
ベンチャーサポート税理士法人 大阪オフィス代表税理士。
近畿税理士会 北支部所属（登録番号：121535）
１９７７年生まれ、奈良県奈良市出身。
起業・会社設立に役立つYouTubeチャンネルを運営。
PROFILE：https://vs-group.jp/tax/startup/profile_writing/#p-mori
YouTube:会社設立サポートチャンネル【税理士 森健太郎】
書籍：プロが教える! 失敗しない起業・会社設立のすべて (COSMIC MOOK) ムック
この記事でわかること
- バーチャルオフィスとは何か
- バーチャルオフィスを利用するメリット・リスク
- バーチャルオフィスを選ぶ際のポイント
- トラブルに巻き込まれないために注意すべきこと
会社設立の際には本店の所在場所を決定する必要があります。
実際に本店事務所を設ける場合には当然そこを本店所在場所とできますが、個人の場合、最初は独立した事務所を借りずに起業する場合も多いと思われます。
そのような場合に、バーチャルオフィスのような住所貸しのシステムを利用して、その借りた住所を本店所在場所にして会社を設立することがあります。
本稿では、そのようなバーチャルオフィスをはじめとする住所貸しを利用するメリット、リスク、さらにこれらのサービスを利用する際の注意点などについて見ていきます。
会社の住所の重要性
会社設立時における住所の重要性
会社を設立する際には、会社の本店所在場所を決定する必要があります。
会社定款では、本店所在地として、「東京都新宿区」といったように、最小の独立行政単位を記載することで足りますが、実際に会社を登記するには、本店所在場所として、地番まで含めた住所を登記する必要があります。
このように、会社を設立するには、本店所在場所を定めなければなりません。
会社設立後における住所の重要性
会社の住所は、会社設立後においても重要な役割を果たします。
例えば、会社を特定するには商号と住所で行います。
現在、同一商号の会社は世の中に多数ありますが、商号と住所の双方が一緒の会社というのは存在し得ないため（住所が一緒の場合には登記が拒否されます）、この２つの情報で会社の特定がなされるわけです。
また、契約を締結する場合にも、会社を特定するために住所と商号を表示することになります。
さらに、各種の許可や申請等を行う場合にも、商号と会社の住所を記載することになります。
会社設立で住所貸しを利用するメリット
バーチャルオフィスとは何か
バーチャルオフィスとは、住所や電話番号などを事業者に貸与するサービスをいいます。
起業者はバーチャルオフィスの住所を会社の住所として表示し、また、会社宛の郵送物の送付先としたり、電話連絡先とすることが可能となります。
これによって、この場所をビジネスの拠点として利用することが可能となります。
レンタルオフィスとの違い
類似するサービスとして、レンタルオフィスというものがあります。
これは、実際に、物理的な作業スペースを確保するため、事務所スペースの賃貸となります。
したがって、起業者は実際にこのスペースで業務を行うことが可能です。
これに対してバーチャルオフィスは、実際に業務を行う共用スペース等を併設しているものもありますが、基本は住所等の連絡先としての役割を担うだけで、実際に業務を行ったり作業を行うスペース等を貸すものではないという違いがあります。
バーチャルオフィス利用のメリット
実際には事務所スペースとして利用できないバーチャルオフィスを借りて、実際の事業を行う場所とは異なる住所を利用するメリットとしては以下のものが考えられます。
代表者のプライバシーの保護
会社の本店所在場所は登記簿で公開されますし、名刺やホームページ等にも表示することになります。
そこに代表者の自宅を会社の本店所在場所として表示したのでは、自宅の住所が公になってしまいます。
代表者の住所は役員欄に表示されるため、いずれにしても登記簿上公表されるからたいした問題ではないと思われるかもしれませんが、登記簿の「会社の本店所在場所」として表示されるのと、「代表者の住所」として表示されるのとでは大きな違いがあります。
自宅を会社の本店所在場所とした場合、会社宛の送付物も全て自宅に送付されてくることになり、プライベートな郵送物と混ざってしまって重要な郵送物を見落としてしまったり、家族の郵送物と紛れて誤って廃棄したり紛失してしまうといったトラブルにもなりかねません。
また、取引先等が会社の本店所在場所を訪問してくることも考えられます。
さらに、万一、トラブル等が生じた場合に、相手方が本店所在場所に押しかけてくることも考えられます。
このように、代表者の自宅を会社の本店所在場所とした場合、本人および家族の日常生活に大きな影響が出ることが考えられます。
商業利用ができない場合がある
自宅がマンションの場合には、管理規約で居室を居住用以外に使用することが禁止されている場合があります。
そのような自宅マンションを事務所とすると、マンションの管理規約違反となってしまいます。
一方、自宅が賃貸物件の場合も、賃貸借契約でその利用目的が居住用に限定されているのが一般的です。
したがって、そのような物件を事務所とした場合、賃貸借契約違反として最悪契約解除事由にもなりかねません。
居住用建物の賃貸借契約の賃料には消費税がかかりませんが、事業用建物の賃貸借契約の賃料には消費税がかかってきます。
その結果、自宅として利用していた賃貸借物件を事務所とする場合には、賃貸借契約を変更して事業目的としての賃貸借契約自体を変更する必要が生じます。
そして、その際には賃料に消費税がかかるため、当然に賃料も増額されることになります。
信用の確保・維持
会社の本店所在場所は、会社の信用を図る一つの基準にもなります。
会社の本店所在地が都心の一等地等であることは、それだけで一定の信用の基礎となり得るものです。
バーチャルオフィスでは、実際に事務所を借りたら相当な高額な賃料が発生する住所を、会社の本店所在場所として割安で利用できる為、費用を抑えつつ信用の増加をはかることができるというメリットがあります。
また、会社の登記簿に代表者の住所が表示されることは既に述べたとおりですが、その結果、代表者の住所を会社の本店所在地としていた場合には、取引先等には一目でそのことが分かってしまいます。
その場合、どうしても会社の信用としては低く見られてしまう傾向があることは否定できません。
その点からも、代表者住所とは異なる場所を本店所在場所とすることは、会社の信用を得る上でも重要な要素となります。
費用の節約
これまで述べてきたように、自宅を会社の本店所在場所にすることにはリスクやデメリットがあります。
ただ、実際に事務所を借りるとなると高額な費用がかかったり、設立前の会社である場合には信用がないため、なかなか貸してもらえないという現実もあります。
その点、バーチャルオフィスの場合には、費用が低額で済みますし、手続きも簡易で、早期に事務所として表示できる住所を手に入れることが可能となります。
また、現在では、バーチャルオフィスでも共用の会議スペースや打合せスペースがあったり、事務作業を行えるスペースを併設していたりする施設があるなど、非常に使い勝手が良くなっています。
この点でも、大きなメリットがあるといえます。
会社設立で住所貸しを利用するリスクと注意点
バーチャルオフィスはメリットばかりかというと、そうとも言い切れません。
その利用に際して注意しなければならない点も存在します。
本店所在地としての登記が認められない場合がある
バーチャルオフィスによっては、その住所を登記簿上の本店所在場所として登記することを認めていなかったり、登記上の住所とする場合には追加料金が必要となる施設もあります。
せっかく、バーチャルオフィスを契約したのに、実際に登記しようとしたらできないというのでは意味がありません。
ですから、事前に当該施設にきちんと確認しておく必要があります。
営業に必要な許認可が下りない場合が考えられる
許可が必要な事業の場合、その事務所についても一定の要件が定められている場合があります。
例えば、不動産業等の場合には、「継続的に業務を行う事ができる施設」を事務所としなければならず、更には、標識の表示等が義務づけられているため、バーチャルオフィスを事務所とすることはできません。
また、労働者派遣事業や労働者紹介事業等も、一定の面積以上の事務所が存在していることが必要となります。
このように、一定の要件を満たした事務所が現実に存在していることが要件とされる事業の場合には、バーチャルオフィスは利用できないことになります。
預金口座が開設できない場合があり得る
金融機関によっては、実際に業務を行う場所と本店所在場所とが一致しない場合には預金開設を認めないとしているところもあります。
ただ、一律に、バーチャルオフィスは預金口座が開設できないというわけではありません。
現実に、一定の条件のもとで、バーチャルオフィスを本店所在場所としている会社について口座開設を認めている金融機関もありますので、事前に、金融機関に問合せをして確認しておく必要があります。
社会保険関係の帳簿・書類の保管場所が無いため社会保険の加入に支障が生じる可能性がある
会社は、事務所に帳簿や賃金台帳などの書類を備え置くことが義務づけられています。
ところが、バーチャルオフィスの場合には、これらの帳簿類の備置ができないため、年金事務所によっては、社会保険への加入が拒否される場合があるといわれています。
ただ、これらの帳簿類を保管するスペースがあるバーチャルオフィスにおいては、社会保険への加入が認められたという事例も報告されており、また、帳簿類は自宅に保管することで了解をもらったという事例も報告されています。
ですから、バーチャルオフィスの場合、一律に社会保険に加入できないというわけではないようです。
これも、事前に最寄りの年金事務所としっかり話しあってみることをおすすめします。
銀行融資が受けられない場合がある
銀行が資金を融資する場合には、信用がおける相手なのか、返済は大丈夫かという点を重視します。
その際、その会社が実態を有するか否かは大きなポイントとなります。
その点で、バーチャルオフィスの場合、登記された場所に会社の実態はないため、銀行から見た場合、信用に不安を感じることは避けられないと思われます。
ただし、何らかの方法で、その会社の実在性、実態、経営状況を説明できれば、必ずしも融資が受けられないというわけではありません。
金融機関の担当者ときちんと事前に話をして、会社の実態について理解してもらえれば、融資を受けられる場合もあると考えられます。
商号の重複の可能性
バーチャルオフィスの場合、同じ住所に複数の事業者が存在することになります。
ところで、同じ住所で同一の商号の会社は登記することができません。
その為、バーチャルオフィスの場合、まれにではありますが、既に同じ商号の会社が登記されていて、自分が考えた商号での会社設立登記ができないという場合も生じかねません。
この点も、事前に確認しておく必要があります。
バーチャルオフィスを選ぶときのチェックポイント６つ
以上のメリット、リスクを考慮した上で、実際にバーチャルオフィスを利用するために選定する場合、どのような点に注意すればいいでしょうか。
以下の6つのポイントがあります。
登記が可能か
既に、リスクのところで述べたとおり、バーチャルオフィスによっては、本店所在場所として登記することを認めていなかったり、別料金が必要となる施設もあります。
ですから、あらかじめ、そのバーチャルオフィスの住所を登記することが可能かを確認しておく必要があります。
どのようなサービスがあるか
バーチャルオフィスといっても、単に、住所を貸すだけではありません。
その住所宛に届けられた郵便物の受取りや保管、転送サービスの有無、また、事業者毎の電話番号の取得、秘書代行の有無、電話の転送サービスの有無なども重要なポイントになります。
さらに、これらのサービスにおける品質も重要なポイントとしてチェックする必要があります。
サービス自体はあったとしても、実際の対応が悪いのであれば、逆に、会社の印象や信用を失うこととなってしまいます。
どのような設備があるか
現在では、バーチャルオフィスでも、事業者毎に書類等の保管ボックスが設けられていたり、共用の会議室や応接室、執務スペース等が設けられているところもあります。
これらの設備は非常に便利なものですので、自分の事業において、それらの設備が必要か否かを判断して、必要な設備が備わっている施設を選ぶ必要があります。
また、その施設自体の清潔感、高級感等といった施設自体の印象も重要です。
バーチャルオフィスといえども、そこに取引先が来訪することがあるということも認識しておきましょう。
料金体系がどうなっているのか
利用料が適正かという点も重要なポイントです。
基本料金は低額だったが、郵便の受け取りや転送、電話取次ぎ等のサービスがオプションになっていて、それらを合計したら、相当な金額になってしまうという場合も考えられます。
単に初期費用や月額の利用料だけではなく、自分が必要をするサービスを利用した場合の料金全体として考える必要があります。
運営会社の信用はあるか
運営会社自体が倒産したり、バーチャルオフィス事業から撤退するということも考えられます。
その施設を運営する会社がきちんとした事業計画等を持って、バーチャルオフィスを運営しているのかどうかも確認する必要があります。
現在バーチャルオフィスがはやっているからというだけで参入してきた会社の場合、簡単に撤退することも考えられますので注意が必要です。
入会審査を行っているか
運営会社が入居者の審査をしっかり行っているかも重要です。
入会審査が甘い施設の場合、いかがわしい企業や、実態のない企業もその施設を利用している可能性があります。
そのような施設の場合、自社も同様の会社とみられてしまい、かえって信用を失うという危険があります。
バーチャルオフィスを選択する際には、きちんと入居者の審査を行っていて、信用ある会社しか登録させないというところを選ぶべきです。
住所貸しトラブル例
運営業者の倒産により、登記移転をせざるを得なくなる
バーチャルオフィスの運営会社が倒産したり、事業から撤退することとなった場合には、改めて本店所在場所の移転を考えなければならないこととなりかねません。
その際には、支払い済みの保証金の取扱いを巡る問題等も当然に発生してくることになります。
契約終了後の処理を怠ったことによるトラブル
バーチャルオフィスとの契約が終了した場合、当然、本店所在場所を移転することになります。
ただ、登記簿上の本店所在場所はきちんと移転登記をしたとしても、例えば名刺やホームページ、パンフレット等に以前のバーチャルオフィスの住所が残っていたりした結果、引き続き郵送物がそのバーチャルオフィスの住所に届けられるなどといった事態も生じかねません。
この場合、バーチャルオフィスの運営会社が適切に対応してくれるかという問題があります。
また、対応してくれるとしても利用量相当額を請求されるということも考えられます。
ですから、そのようなトラブルとならないように、移転したとき移転処理を徹底することに気をつけなければなりません。
個人間で住所貸しを行った場合のトラブル
バーチャルオフィスを利用するのではなく、知人や親戚などの住所地を会社の本店所在場所として使用させてもらう場合もあり得ます。
このような場合でも、その知人や親戚の人のプライバシーに大きな影響を与えたり、また、知人や親戚の人が間違って会社宛の郵便物を開封したり、処分してしまうなどのトラブルも生じかねません。
ですから、住所貸しを行うときは、個人間で行うことは極力避け、ビジネスライクなバーチャルオフィスの利用が好ましいといえるでしょう。
まとめ
以上、バーチャルオフィスとは何か、メリット、リスク、トラブルの実態等について見てきました。
バーチャルオフィスの利用は、低額な費用で相応の信用を得られるとともに、代表者個人のプライバシー確保や、さまざまなオプションサービスや設備などの使用も可能にします。
費用をかけずに起業を行いつつ、一定の信用などのメリットを享受したいという起業家にとっては、非常に魅力的な選択肢といえるでしょう。
現在ではさまざまな企業がバーチャルオフィスを展開していますので、そのリスク等をきちんと認識した上で、自分の目的に最適なバーチャルオフィスを有効に活用することが、起業をする上で賢い選択といえるかもしれません。
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