最終更新日：2025/2/19

定款認証で必要な書類は？認証をスムーズに進めるための必要書類ガイド

この記事の執筆者 行政書士 本間剛

ベンチャーサポート行政書士法人代表行政書士。
東京都行政書士会 中央支部所属（登録番号：07080055）
１９８０年生まれ、山形県出身。
都内にある行政書士法人での勤務経験を経て、２０１４年１月ベンチャーサポート行政書士法人を設立。

PROFILE：https://vs-group.jp/tax/startup/profile_writing/#p-hon

会社設立の際に欠かせない手続きが「定款認証（ていかんにんしょう）」です。定款には電子定款と紙定款の２種類があり、どちらを利用するか好きな方を選ぶことができます。

最新のデータによると、全体のうち電子定款が全体の90.8%と、電子定款を選択する方が増えています。

電子・紙の形式にかかわらず、定款認証は、専門用語も多くハードルが高く感じられるかもしれません。

この記事では、定款認証の必要書類や手続きの流れ、注意点などをわかりやすく解説します。

定款認証とは？初心者でもわかる基本的なしくみ

定款認証という言葉はあまり聞き慣れないかもしれません。また、聞いたことはあっても具体的にどんなものなのかイメージできないという方も多いでしょう。

まずは、定款認証についてその基本を説明します。

定款認証って何?

定款認証とは、会社の基本的なルールである「定款」の内容をチェックしてもらって、公的な「お墨付き」をもらう手続きのことです。

定款は、株式会社や社団法人などを設立するときに必ず作らなければならない書類です。

会社の商号や所在地、事業目的といった会社の基本的な情報が定款に記載されています。

定款認証が必要な理由

どうして定款が必要なのでしょうか。まず、会社を運営していくときには、必ず権利や義務が発生します。そして「法人」として認められている会社であれば、特定の人「誰か」ではなく会社そのものが権利や義務を負うことができるのです。

ただし、この権利や義務を負う場合には必ず範囲とルールが必要です。この、会社の権利や義務の範囲とルールを定めたものが定款ということになります。

また、定款認証には、会社の基本ルールを公的にチェックすることで、適切ではない内容や法律に違反する事項を排除してトラブルを未然に防ぐという目的もあります。

定款認証はこんなときに必要

定款認証が非常に重要なものであるということは、なんとなくイメージできたのではないかと思います。それでは、定款認証はどんなときに必要なのでしょうか。

会社設立時の定款認証はとても重要

定款認証は、株式会社や一般社団法人や一般財団法人を設立する際は必ず必要です。合同会社、合資会社、合名会社の場合は、定款は必ず作らなければなりませんが、定款認証は必要ありません。

定款認証をしてお墨付きをもらうことで、株式会社や一般社団法人や一般財団法人が「法人」として機能するようになるのです。

定款認証に必要な書類とは？事前準備ガイド

定款認証の手続きは、自分でもできますし、もちろん専門家に依頼することもできます。自分でする場合にまずチェックしたいのが定款認証の必要書類です。定款認証に必要な書類をご案内します。

９割以上が電子定款を利用している

定款認証には、電子定款と紙定款の２種類があります。どちらでも法律的な効力に違いはありません。

電子定款とは、紙ではなく電子文書（PDF）で作られた定款のことです。もちろん、印刷する必要はなくデータのままで問題ありません。

電子定款は、2004年３月１日から利用できるようになったのですが、法務省民事局の令和５年10月の調査によると、９割以上の人が電子定款を利用しています。

参考：定款認証に関する実態調査（PDF）｜法務省民事局

電子定款認証に必要な書類と手数料

電子定款で定款認証をする際に必要な書類と手数料をご紹介します。

必要書類

電子定款で認証手続きをする場合は以下の書類が必要です。

必要書類は発起人や誰が定款を受け取りに行くかによって異なりますので、事前にチェックしましょう。

上記以外に、電子定款の場合はPDFファイルの定款となるため、受け取りの際にUSBメモリやDVDなどのデータを受け取れるものを用意する必要があります。

実印は書類に押印していれば必要ありません。ですが、書類の不備があったときのために、発起人個人の実印を持っていくこともあります。

また、認証手続きはテレビ電話を利用することができます。

手数料

定款認証にかかる手数料についても調べておきましょう。定款認証の手数料は、発起人が法人かどうかや資本金の金額などで変わります。まずは定款認証をしようとしてる法人の条件をチェックしてください。

※上記以外に、データ保存手数料300円・提供手数料１通700円・書面交付手数料20円×枚数を支払います。

定款認証の手数料は2024年12月１日から最低金額が引き下げられました。改訂後は、最も安い場合だと１万5,000円です。

書面での定款認証に必要な書類と手数料

続いて、紙の定款を使って定款認証をするときの必要書類と手数料をご案内します。

必要書類

紙定款で定款認証をする場合の必要書類を確認しましょう。発起人が個人か法人かで必要書類が異なりますので、間違えないように注意しながらチェックしてください。

定款は、プリントアウトしたものを３通用意してください。３通すべてに発起人全員が実印を押印して、割印が押されている必要があります。印鑑証明書と実印は、定款に押されている印鑑が本人のものかを確認するために使われます。

続いて、発起人が法人の場合に必要なのが、登記事項証明書と法人の印鑑証明書、実質的支配者となるべき者の申告書です。登記事項証明書は、その法人の事業目的などを確認するために使用されます。現在事項全部証明書、履歴事項全部証明書でも大丈夫です。

実質的支配者となるべき者の申告書は、暴力団関係者ではないかなどの確認に使用します。この書類には、実質的支配者となるべき者の本人確認書類を添付する必要があります。

最後に、代理人が公証役場で認証手続きをする場合は委任状も必要です。

手数料

紙定款の定款認証に必要な手数料を確認しましょう。

紙定款の認証のためには、収入印紙代が必要になります。これは、定款が印紙税法上の課税文書に該当しているためです。

電子定款であれば収入印紙は必要ありませんが、紙定款の場合は印紙を貼らなければならないため注意してください。

紙定款の場合は、電磁的記録の保存手数料や記録媒体の用意は必要ありません。

実質的支配者となるべき者の申告書とは？

ここまで定款認証の書類について案内してきましたが、必要書類のなかに「実質的支配者となるべき者の申告書」という、なかなか耳にしない書類があって困惑している方もいらっしゃると思います。

実質的支配者となるべき者の申告書は作成がかなり複雑なのですが、これは反社会勢力やマネーロンダリングへの対策のために必要な書類です。

実質的支配者というのは、全議決権のうち50%を超える議決権を持っている人、もしくは全議決権のうち25%を超える議決権を持っている複数の人を指しています。

決して、会社の社長や役員のことではありません。

株式会社の所有者は株主ですから、その株主のうち「一番、力があるのは誰なのか」をチェックするということです。反社会勢力の構成員が株式会社の持ち主になっていないかをチェックするための書類が「実質的支配者となるべき者の申告書」です。

定款認証の流れ

必要書類や手数料を把握したところで、続いては定款認証の流れをチェックしましょう。

定款認証はどこでする？

電子定款の場合は「登記ねっと 供託ねっと」もしくは「法人設立ワンストップサービス」にアクセスして認証を行います。紙定款の場合は、公証役場に出向いて行います。会社の登記を行う法務局ではないため注意してください。

定款認証ができるのは「法人の本店又は主たる事務所の所在地を管轄する法務局又は地方法務局に所属する公証人」に限られています（公証人法57条）。

どこの公証役場を利用してもよいというわけではないため、事前に場所や予約について確認しましょう。

参考：公証役場一覧 | 日本公証人連合会

定款認証の流れをチェック

定款認証の流れをチェックしましょう。

まず、電子定款の場合は以下のような流れになります。

受け取りに行くときにはさきほどご紹介した必要書類をそろえる必要があります。

続いて、紙定款の場合の流れは以下のとおりです。

定款認証をスムーズに進めるコツ

必要書類が多く複雑な定款認証をスムーズに進めるためのコツをご紹介します。

公証役場の予約

定款認証は公証役場で行います。電子定款であっても受け取りは必ず公証役場まで出向く必要があります。

必要書類をそろえていきなり公証役場に行くのではなく、事前に予約をしてから出向きましょう。

定款認証でよくあるトラブル

定款認証の手続きでは、トラブルが発生することがあります。よくあるトラブルをチェックしておきましょう。

書類の不備

書類の不備はよくあるミスです。必要な書類がそろっていなかったり、書かれているべきことが抜けていたりといった書類の不備は少なくありません。

少しでも不備があると受け付けてもらえないため、完璧に書類をそろえて公証役場に出向く必要があります。

印鑑証明書の注意点

定款認証の必要書類の中に「印鑑証明書」があります。印鑑証明書は比較的なじみがある公的な書類ですが、実はここに不備があるケースがあります。

まず、印鑑証明書の有効期限が切れているというケースです。印鑑証明書の有効期限は発行してから３ヶ月以内です。１日でも過ぎていたら印鑑証明書の効力がないため書類の不備となります。

次に、印鑑の勘違いです。意外かもしれませんが、印影がとてもよく似ている印鑑を「実印だ」と勘違いしてしまい、公証役場で「印影が違う」と指摘されることがあります。この場合も不備となってしまいます。

他にも、発起人ではなく役員の印鑑証明書を用意してしまうケースもあります。定款認証で必要なのは発起人の印鑑証明書です。

最後に、印鑑登録をした印鑑がどれかわからない、あるいはなくしてしまったというケースです。この場合、市役所に行って登録をやり直す必要があります。その場で印鑑登録をやり直して、新しい印鑑証明書を発行できます。

他にも、印鑑証明書を１通しか用意していない場合、公証役場で原本を回収されてしまうと、法務局で提出する印鑑証明書が不足するという事態が想定されます。あらかじめ２通用意しておくか、公証役場で原本還付の手続きをすることで解決できます。

定款の内容にミスがある

定款の内容そのものにミスや法律に反する記載があるというケースがあります。

定款は「会社の憲法」とも言われる極めて重要なものです。内容にミスがあれば、認証はできないため注意が必要です。

電子定款で直接受け取りたいときは場所に注意

電子定款の場合は、テレビ電話認証と書類原本郵送で行えば、公証役場に行かずに認証が可能です。

もちろん、電子定款を利用していても、直接受け取りに行くこともできます。受け取りができるのは認証申請をした公証役場となるため、この場合は、手続きの段階で公証役場の場所をチェックして受け取りやすい公証役場を選ぶようにしましょう。

委任状が必要なケース

定款認証では、委任状が必要になるケースがあります。

代理人が認証手続きを行う場合は必ず委任状が必要ですので、忘れないように事前に用意しておきましょう。委任状がなければ、他の書類が完璧にそろっていても書類の不備となってしまい、手続きができません。

定款認証をスムーズに進めるためにできること

定款認証は、できるだけスムーズに進めたい会社設立の手続きです。そのためにできることをご説明します。

早めに書類をそろえる

定款認証の手続きでは、たくさんの書類が必要です。そして、すべての書類がそろっていなければならず、印鑑証明書のように有効期限がある書類もあります。

そのため「せっかく公証役場に行ったのに不備があった」という事態が起こりやすいのです。そういったことを回避するために、必要書類はできるだけ早めにそろえるようにしましょう。ギリギリになって慌てて書類をそろえようとすると、不備が出やすくなってしまいます。

わからないことは事前に確認する

定款認証は、自分で手続きをすることができます。ですが、必要書類が多く、また「実質的支配者となるべき者の申告書」のような記入をするのが非常に難しい書類もあります。

わからないままで公証役場に手続きをしに行っても、書類に不備があれば認証を受けることができません。そのような場合は、再度、出直すことになるため二度手間になってしまいます。

できるだけスムーズに定款認証を進めるためにも、わからないことは事前に確認して解決しておくことが大切です。

司法書士などの専門家に依頼する

定款認証の必要書類や手続きがよくわからない、自分ではできそうにないというときには司法書士や行政書士に依頼して代行してもらうという方法があります。

専門家に依頼すれば、費用はかかりますが煩雑な手続きをすべて代行してもらえますし、何よりミスが出ないため安心です。

会社設立時は、定款認証以外にもしなければならないことが多くあります。また、定款認証は慣れていないと非常に複雑さを感じる手続きでもあるため、専門家に任せるのも良い方法です。

定款認証の必要書類は事前にチェック！不安なら専門家に相談しましょう

定款は、会社の基本的なルールを定めたとても大切なものです。

定款認証は、必要書類が多く難しい書類もあるため難しいと感じる方もいらっしゃるでしょう。そのようなときには、自分で手続きをせずに専門家に依頼することができます。

専門家に依頼すれば、お金はかかりますがプロがほとんどの手続きを代行してくれるためストレスなく定款認証を進められます。