東京弁護士会所属。新潟県上越市出身。
建物の取り壊しや土地売却などに伴う立ち退き問題は、生活基盤や事業拠点に関わる重大な局面であり、金銭面だけでなく精神的にも大きな負担となります。
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書籍： 他の専門家から声がかかる 事業承継弁護士養成講座
内容証明郵便とは、郵便物の内容や差出人、受取人、配達日時などを郵便局が証明するサービスです。
裁判上の証拠として認められ、法的措置の示唆によって相手に本気度を伝えられる効果があります。
内容証明郵便を利用するときの注意点として、使用できる文字や文字数、送付方法など、書き方のルールを守らなければなりません。
ここでは、内容証明郵便の書き方のルールや、原状回復費用の返還請求及び立ち退き請求でそのまま使える例文などをご紹介します。
目次
内容証明郵便とは、郵送した文書の内容と送付の事実を郵便局が証明してくれるサービスです[注1]。
内容証明郵便自体に法的拘束力などはありませんが、裁判上で主張を立証するための証拠として認められます。
相手に法的措置の可能性を示し、こちら側の本気度を伝える効果もあるでしょう。
まずは内容証明郵便の書き方について解説します。
内容証明郵便は、主に以下の形式を守る必要があります[注2]。
＜形式上の制限＞
| 送付内容 | 文書のみを内容とし、有価証券や図面、返信用封筒などは同封不可 |
| 用紙の指定 | ・コピー用紙や原稿用紙でも可 ・片面印刷のみ可 ・２枚以上のときはつづり目に契印が必要 |
| 作成方法 | PC作成と手書きの両方可 |
| 用意する部数 | 相手用、自分用、郵便局保管用の３通を用意する |
| 送付方法 | 一般書留で郵送する |
内容証明郵便は、使用できる文字や文字数に以下の制限があります[注2]。
＜使用できる文字や文字数の制限＞
| 使用できる文字 | 仮名、漢字、数字、英字（固有名詞に限る）、括弧、句読点、その他一般な記号 |
| 文字数、行数 | ・縦書き １行20字以内、１枚26行以内 ・横書き １行20字以内、１枚26行以内 １行13字以内、１枚40行以内 １行26字以内、１枚20行以内 |
句読点や記号も、１個１文字としてカウントします。
括弧は、上下（横書きは左右）の１セットが１文字です。
内容証明郵便は、以下のような構成で記載すると効果的です。
内容証明郵便が利用される典型的なケースとして、原状回復費用の請求や立ち退き請求に借主が対応するときの文例を載せます。
文例はあくまでサンプルであり、個別の事情によって具体的な契約日や金額、要求する内容などは書き換えましょう。
賃貸物件の借主が退去後に高額な原状回復費用を請求され、敷金が返還されないときの返還請求です。
原状回復費用は、国土交通省が公開する原状回復ガイドライン[注3]によると、日常生活での通常損耗や経年劣化は原則として借主の負担となりません。
貸主から敷金が返還されない理由として通常損耗分のクリーニング費用などを伝えられた場合は、内容証明郵便で返還を請求しましょう。
内容証明郵便に記載するポイントとして、敷金返還請求権の発生条件である建物の明け渡しと、通常の用法の範囲内で使用していた事実を記載します。
貸主に原状回復費用を請求するケースの内容証明の文面（PDF）
貸主に原状回復費用を請求するケースの内容証明の文面（Word）
【空白版】貸主に原状回復費用を請求するケースの内容証明の文面（PDF）
【空白版】貸主に原状回復費用を請求するケースの内容証明の文面（Word）
賃貸物件の借主が、貸主から一方的に立ち退きを求められたため、立ち退き料を請求するケースです。
建物からの立ち退き要求は、借地借家法28条[注4]により、貸主が退去を求めるための正当事由が必要です。
貸主の退去を求める正当事由が不足している場合、一般的には貸主が相当の立ち退き料を負担しなければなりません。
内容証明郵便には、退去に応じる条件としての立ち退き料とともに、条件が満たされない限り退去には応じられない旨を記載しましょう。
貸主に立ち退き料を請求するケースの内容証明の文面（Word）
【空白版】貸主に立ち退き料を請求するケースの内容証明の文面（PDF）
【空白版】貸主に立ち退き料を請求するケースの内容証明の文面（Word）
内容証明に関するよくあるミスは、以下の通りです。
それぞれのミスを詳しく解説します。
内容証明郵便の内容に「詐欺だ」「金を返せ」「悪徳業者ではないか」など、誹謗中傷や感情的な記載を含めるのは避けましょう。
感情的になってしまい、このような記載を含めると逆に受取人から脅迫や名誉毀損として訴えられるリスクがあるためです。
あくまで客観的な事実や法的な要求のみを淡々と記載するのが内容証明郵便としては最も効果的です。
内容証明郵便に記載する内容は、送付前に契約書や通帳などの客観的な証拠と照らし合わせて確認しましょう。
日付や金額、支払いの有無など事実関係に誤りがあると、相手に反論の隙を与えてしまい、こちらの主張全体の信頼性が損なわれる恐れがあります。
内容には正確性が求められるため、証拠となる資料を確認しながら細心の注意を払って記載しましょう。
内容証明郵便を送付するまでの流れは主に以下の通りです。
郵便局の窓口へ持参するときは、内容証明を取り扱っている局かどうかを事前に確認しましょう。
郵便局の窓口へ持参する以外にも、e内容証明（電子内容証明）[注5]を利用するとインターネットから24時間発送できます。
文字数が多い場合や複数通を発送する場合は料金が割安になるケースもあります。
郵便局に行く手間や窓口での混雑を回避できるため、利便性の高いサービスといえるでしょう。
内容証明郵便を送付する前に、以下の項目を確認しておきましょう。
配達証明とは、郵便局が配達の事実や日時などを記録するサービスであり、内容証明郵便を送付するときは必須のオプションです。
内容証明に関するよくある質問は、以下の通りです。
よくある質問に回答します。
普通郵便と内容証明郵便の違いは以下の通りです。
| 普通郵便 | 内容証明郵便 | |
|---|---|---|
| 用途 | 一般通知 | 法的な証明 |
| 配達方法 | ポスト投函 | 手渡し |
| 証明力 | 送った事実も届いた事実も証明できない | 内容、日時、差出人の送付、受取人の受領を証明 |
| 料金 | 基本料金のみ | 基本料金＋一般書留＋配達証明 |
内容証明郵便は一般書留と配達証明の料金が加算されますが、相手への内容の伝達について強力な証明力を持ちます。
内容証明郵便の送付内容を訂正したい場合、以下の手順が必要です。
手順が細かく、間違えてしまうと訂正が有効とならない可能性もあります。
文章の体裁も悪くなるため、PC作成であれば再度印刷した方が早くて確実でしょう。
相手が不在で内容証明郵便が届かなかった場合、原則として効力は発生せず、郵便局で７日間保管後に差出人へ返送されます。
返送されたときは、差出記録のみで相手のポストに投函する特定記録郵便の利用や、現地調査での実在確認などが必要です。
相手が居留守や受取を拒否した場合は、法的には到達したとみなされるケースが多いです。
郵便物の配達が難しいときは、裁判所の掲示板に一定期間掲示する公示送達の方法を検討しましょう。
内容証明郵便の受取を拒否されても、差出人からの内容証明の送付と相手の受取拒否は事実として記録されます。
正当な理由なく受取拒否したときは相手が不利になる可能性もあるため、記録をもとに交渉や調停を進められます。
内容証明郵便を受取拒否した場合、相手が話し合いに応じず、個人での交渉は難しいケースが多いでしょう。
公示送達や調停など次の対処方法を検討するため、弁護士への相談が望ましいです。
内容証明郵便の利用について悩んだときは、弁護士への相談がおすすめです。
行政書士の場合、文章作成は依頼できますが、交渉代理や訴訟手続きなどは依頼できません。
弁護士資格のない者が報酬目的で代理交渉する行為は弁護士法72条で禁止されているためです[注6]。
内容証明郵便を送付する段階では、相手との関係が悪化しており、第三者の介入による交渉や訴訟手続きが必要となる可能性も高いでしょう。
トラブルを根本的に解決したいときは、交渉権を持つ弁護士に依頼するのが結局は割安になるケースが多いです。
内容証明郵便は、送付や受取の事実を記録して裁判上で認められる証拠となるため、借主の権利を守るための強力な武器と言えます。
一方で、郵便局で受け付けてもらうためには文字数や行数、使用できる文字など、作成上のルールを守らなければなりません。
受け付けてもらえた場合でも、日付や金額、事実関係など、内容に誤りがあると相手に反論の隙を与えてしまうため注意が必要です。
本記事でご紹介した文例はあくまで参考であり、個別の事案によって作成する内容は異なります。
内容証明の書き方に自信がない、相手との交渉を任せたい方は、立ち退き・賃貸トラブルに強いVSG弁護士法人にご相談下さい。
[注1]日本郵便 内容証明 概要
[注4]借地借家法/e-Gov法令検索
借地借家法28条（建物賃貸借契約の更新拒絶等の要件）
[注5]日本郵便 e内容証明
[注6]弁護士法/e-Gov法令検索
弁護士法72条（非弁護士の法律事務の取扱い等の禁止）
