大阪弁護士会所属。京都市出身。
労働環境が激変する現代において、企業が直面する労務リスクは経営の根幹を揺るがしかねない重要課題です。私は、大学卒業後のIT企業勤務、経営コンサルタント、企業役員といった10数年のビジネス現場での経験を経て弁護士となりました。
法律はあくまで手段であり、目的は「企業の持続的な成長と安定」であるべきだと考えています。そのため、単に「法的に可能か不可能か」を答えるだけでなく、現場のオペレーションや事業への影響、経営者の想いを汲み取った上での「最適な次の一手」を提示することを最優先しています。
使用者側（企業側）の専門弁護士として、労働紛争の早期解決はもちろん、トラブルを未然に防ぐための強固な労務基盤の構築を支援いたします。経営者の皆様が事業に専念できるよう、法的側面から強力にサポートさせていただきます。
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書籍：「事業をやり直したい」と思ったときの会社のたたみ方
監修：プロが教える！失敗しない起業・会社設立のすべて
共著：民事信託 ――組成時の留意点と信託契約後の実務
目次
解雇理由証明書は、単なる事務書類ではありません。記載した内容が、後に解雇の有効性を争われた際の重要な資料になることもあるため、就業規則や解雇に至った具体的な事実関係と矛盾しないよう注意が必要です。
解雇理由証明書とは、会社が従業員を解雇した理由を記載し、その内容を証明する書面です。労働者は、解雇理由証明書によって会社がどのような理由で解雇したのかを確認し、解雇の有効性を判断するための資料として利用できます。
一方、会社にとっては、後に解雇の有効性をめぐる紛争が生じた場合、記載内容が重要な証拠として扱われる可能性がある書面です。そのため、請求されたからといって安易に作成するのではなく、解雇に至った事実関係や就業規則の解雇事由と整合しているかを確認したうえで記載することが重要です。
従業員から解雇理由証明書の交付を請求された場合、会社にはこれを交付する義務があります。労働基準法22条２項は、解雇された労働者から解雇理由について証明書を請求された場合、使用者は遅滞なく交付しなければならないと定めています。
そのため、「解雇理由を争っているから交付しない」「解雇理由を詳しく説明したくない」といった理由で、請求を放置することはできません。
ただし、一定のケースでは解雇理由証明書の交付義務が生じないことがあります。具体的には、次のようなケースです。
解雇理由証明書は、従業員から請求された場合に交付する義務が生じます。そのため、従業員から請求されていなければ、会社が自ら解雇理由証明書を交付する必要はありません。
解雇を予告した後、解雇予告期間が満了する前に、従業員が解雇以外の理由で退職した場合、解雇理由証明書を交付する必要はありません（労働基準法22条２項ただし書）。たとえば、会社が解雇を予告した後、従業員から退職の申し出があり、自己都合で退職したケースなどが該当します。
ただし、この場合でも、従業員から退職の事由について証明書の交付を請求されたときは、労働基準法22条１項に基づく退職証明書を交付する必要があります。退職の事由が解雇である場合には、その理由を記載する必要があります。
退職時の証明書の請求権は、退職した日の翌日から２年間行使しないと時効によって消滅します（労働基準法115条）。そのため、解雇から２年以上経過している場合は、原則として解雇理由を含む退職時の証明書を交付する義務はありません。
従業員から請求されたにもかかわらず、正当な理由なく解雇理由証明書を交付しない場合、会社には30万円以下の罰金が科されるおそれがあります（労働基準法120条１号、22条２項）。そのため、解雇理由証明書を請求されたら、放置せず、速やかに対応することが重要です。
「解雇理由証明書」「退職証明書」「解雇通知書」は、いずれも退職・解雇に関係する書面ですが、役割や交付する場面が異なります。
| 書面 | 主な内容 | 交付する場面 | 法的根拠 |
|---|---|---|---|
| 解雇理由証明書 | 解雇の理由 | 解雇された従業員から請求されたとき | 労働基準法22条２項 |
| 退職証明書 | 使用期間、業務の種類、その事業における地位、賃金または退職の事由（退職の事由が解雇の場合はその理由を含む） | 退職した従業員から請求されたとき | 労働基準法22条１項 |
| 解雇通知書 | 解雇すること、解雇日など | 会社が従業員に解雇を通知するとき | 法律上の交付義務なし ※ ただし、後日のトラブルを防ぐため書面交付が一般的 |
退職証明書は、退職した従業員から請求を受けた場合に、使用期間や業務の種類、退職の事由などを証明するために交付する書面です。
また、解雇通知書は会社から従業員に解雇を通知するための書面であるのに対し、解雇理由証明書は、従業員から請求を受けた場合に、解雇の理由を証明するための書面です。
それぞれ役割や交付する場面が異なるため、退職証明書や解雇通知書を交付済みであっても、従業員から解雇理由証明書の請求を受けた場合には、別途交付する必要があります。
解雇理由証明書を作成するときは、厚生労働省のモデル様式などを参考にしながら、実際の解雇理由を具体的かつ正確に記載することが重要です。
ここでは、厚生労働省のひな形を紹介したうえで、解雇理由証明書の記載例や具体的な記載事項を解説します。
解雇理由証明書には法律上の決まった書式はありませんが、厚生労働省は作成時に利用できるモデル様式を公開しています。自社で解雇理由証明書を作成する際は、これらのモデル様式を参考にするとよいでしょう。
解雇理由証明書を作成する際は、抽象的な理由だけでなく、必要に応じて解雇に至った具体的な事実を記載することが重要です。また、その解雇理由が就業規則のどの規定に該当するのかを確認したうえで、解雇通知書や過去の指導記録などと記載内容を整合させる必要があります。
ここでは、実際の場面で想定される解雇理由をもとに記載例を紹介します。
たとえば、勤務態度不良を理由とする解雇では、単に「勤務態度が悪かった」と記載するのではなく、遅刻や無断欠勤の回数、会社が行った指導など、解雇に至った具体的な事情を記載します。
また、休職期間満了を理由とする解雇では、休職の原因となった傷病名だけを記載するのではなく、休職期間や復職の可否、就業規則上の根拠などを確認したうえで記載することが重要です。
解雇理由証明書を作成するときは、従業員が請求した事項だけを記載し、就業規則と具体的な事実関係を確認したうえで、解雇時点の会社の認識と整合する内容にすることが重要です。
ここでは、解雇理由証明書を作成する際の注意点を３つ紹介します。
解雇理由証明書を作成するときは、従業員が証明を請求した事項のみを記載する必要があります（労働基準法22条３項）。これは、労働者が求めていない情報まで会社が記載することで、プライバシーが侵害されたり、再就職活動で不当な不利益を受けたりすることを防ぐためだと考えられます。
たとえば、従業員から「解雇理由を証明してほしい」と請求された場合、会社が独自の判断で「使用期間」「業務の種類」「その事業における地位」「賃金」など、請求されていない事項を記載することはできません。これらは退職証明書に記載される事項ですが、労働者が請求していない事項まで会社が記載することは認められていません。
特に、解雇理由とは直接関係のない勤務状況や過去のトラブルなどを「念のため」と記載することは避ける必要があります。請求されていない事項を記載した場合、労働基準法違反として罰則の対象となる可能性もあります。
そのため、実際に解雇理由証明書を作成するときは、まず従業員から届いた請求書やメールなどを確認し、何について証明を求められているのかを明確にしたうえで、請求された範囲内で必要な事項を記載することが重要です。
解雇理由証明書には、就業規則のどの規定を根拠として解雇したのかを示したうえで、解雇に至った具体的な事実を記載することが重要です。
厚生労働省の通達でも「解雇の理由」については、法第22条第1項に基づく請求における場合と同様に、具体的に示す必要があり、就業規則の一定の条項に該当する事実が存在することを理由として解雇した場合には、就業規則の当該条項の内容及び当該条項に該当するに至った事実関係を証明書に記入しなければならないとされています。
引用：平成15年10月22日基発第1022001号｜厚生労働省
たとえば、勤務態度不良を理由とする場合、「勤務態度が悪く、改善がみられなかったため」といった記載だけでは、具体的な事実関係が分かりません。
一方で、「令和８年〇月から〇月までの間に無断欠勤を〇回繰り返し、会社から複数回にわたり注意・指導を行ったものの、改善がみられなかったため」と記載すれば、いつ、どのような問題があり、会社がどのような対応をしたのかが明確になります。
また、就業規則の解雇事由との対応関係も確認する必要があります。たとえば、就業規則に「勤務態度が著しく不良で、改善の見込みがないとき」と定められているのであれば、実際の事実関係がこの規定に該当するのかを確認したうえで記載します。
懲戒解雇の場合は、さらに注意が必要です。問題となった行為が就業規則に定める懲戒事由のどの規定に該当するのかを確認し、解雇理由証明書の記載内容と対応させる必要があります。
解雇の有効性を争われる事態に備え、証明書に記載した事実を裏付ける証拠があるかも確認しておきましょう。勤怠記録、注意・指導の記録、メール、面談記録など、記載内容を客観的に裏付けられる資料を整理しておくことが重要です。
解雇理由証明書には、解雇時点で会社が解雇の理由として認識していた事実を、正確に記載することが重要です。後から新たな事情を解雇理由として追加すると、解雇の有効性を争われた際に問題となる可能性があります。
特に懲戒解雇では、解雇時に認識していなかった別の事情を後から持ち出して、解雇の理由として追加することは原則として認められません。そのため、解雇を決定した時点で、どの事実を解雇理由としていたのかを整理しておく必要があります。
たとえば、解雇時には「無断欠勤を繰り返したこと」を理由としていたにもかかわらず、労働審判や訴訟になってから「業務上のミスも重大だった」と新たな理由を追加すると、解雇理由証明書や解雇通知書との食い違いを指摘され、会社の主張の信用性が問題になるおそれがあります。
解雇理由証明書は、後の労働審判や訴訟で解雇理由を判断する際の重要な資料となる可能性があります。そのため、交付前に解雇時の社内資料や就業規則、解雇通知書などを確認し、記載内容に問題がないか慎重に検討することが重要です。
解雇理由証明書には、「請求から〇日以内」といった具体的な交付期限は定められていません。ただし、解雇の予告を受けた従業員が退職するまでの間に解雇理由の証明を請求した場合、会社は遅滞なく解雇理由証明書を交付する必要があります（労働基準法22条２項）。
これは、解雇理由証明書の交付が遅れることで、従業員の就職活動や転職などに支障が生じることを防ぐためです。そのため、従業員から請求を受けた場合は、できるだけ速やかに対応することが求められます。従業員が「１週間以内に交付してほしい」など、具体的な期限を示して請求した場合には、会社は可能な限り、その期限内に交付できるよう対応することが望ましいでしょう。
一方、解雇予告手当を支払って即時解雇した場合など、解雇予告から退職までの在職期間がないケースや、すでに退職した従業員から解雇理由の証明を求められた場合には、労働基準法22条２項に基づく解雇理由証明書ではなく、同条１項に基づく退職証明書を交付する必要があります。退職の事由が解雇の場合、退職証明書に解雇の理由も記載する必要があります。
解雇理由証明書を請求された場合、従業員が「そのような事実はない」「解雇するほどの事情ではない」などと解雇の有効性を争ってくる可能性があります。解雇の撤回や復職、解決金、未払い賃金などを求められるケースもあるため、請求を受けた段階から、その後の紛争を見据えて対応することが重要です。
解雇が無効と判断された場合には、解雇後も雇用関係が続いていたものとして扱われ、解雇後に支払っていなかった賃金（バックペイ）を請求される可能性があります。
バックペイの金額は、解雇後から復職や和解などによって紛争が解決するまでの期間などによって変わります。たとえば、月給30万円の従業員について、解雇から１年間にわたって解雇の有効性を争った場合、単純計算で360万円の賃金相当額を請求される可能性があります。さらに、遅延損害金や条件を満たす賞与などの支払いが加わるケースもあり、紛争が長期化すると会社の負担が大きくなる可能性があります。
そのため、従業員から解雇の撤回や金銭の支払いを求められた場合は、感情的に回答したり、請求額だけを見て判断したりせず、解雇の有効性と、それを裏付ける証拠を整理することが重要です。
特に、内容証明郵便などで請求を受けた場合は、自社だけで回答すると、その後の労働審判や訴訟で会社に不利な発言をしてしまうおそれがあります。弁護士に相談し、解雇の有効性や請求額の妥当性を確認したうえで対応することが重要です。
解雇理由証明書を請求された場合、書面を作成・交付するだけでなく、その後に解雇の有効性を争われる可能性も踏まえて対応することが重要です。弁護士に相談すれば、解雇理由証明書の作成・確認から、従業員との交渉、労働審判や訴訟を見据えた証拠整理まで、一貫したサポートを受けられます。
ここでは、解雇理由証明書を請求された段階で弁護士に相談する具体的なメリットを解説します。
弁護士に相談すれば、就業規則や事実関係、証拠資料を確認したうえで、解雇理由証明書の記載内容を整理してもらえます。
解雇理由証明書は、単に解雇理由を書くだけではなく、就業規則の解雇事由と実際の事実関係を対応させ、解雇通知書や過去の指導記録などとの整合性も確認する必要があります。
弁護士は、たとえば以下に挙げるような点を確認します。
たとえば、業務命令違反を理由とする解雇で、口頭注意の記録しか残っていない場合、後の労働審判や訴訟で事実関係を十分に立証できないおそれがあります。弁護士であれば、メールの履歴や業務日報、反省文などを確認し、解雇理由を裏付けるために整理・保全しておくべき証拠を洗い出すことができます。
このように、解雇理由証明書の作成段階から弁護士に相談することで、記載内容と証拠の整合性を確認し、会社が不利になるリスクを抑えながら、その後の紛争にも一貫して対応しやすくなります。
解雇理由証明書を交付した後、従業員から解雇の撤回や金銭の支払いを求められた場合、弁護士に依頼すれば、会社に代わって相手方との交渉や法的な対応を進めてもらえます。
たとえば、従業員本人や、その代理人である弁護士・労働組合（ユニオン）などから内容証明郵便が届いた場合、弁護士が解雇の経緯や証拠を精査したうえで、会社側の主張を法的に整理し、回答書を作成・送付します。その後の交渉でも、早期解決や解決金の妥当な水準などを見据えて、会社側の立場から交渉を進めてもらえます。
実務上、会社だけで相手方と直接やり取りすると、相手のペースに巻き込まれ、事実関係と異なる発言をしてしまったり、「解雇の方法に問題があったかもしれない」といった法的に不利な発言をしてしまったりするケースも珍しくありません。早い段階から弁護士を窓口にすることで、こうした不用意な発言を防ぎ、交渉を適切にコントロールしやすくなります。
特に、解雇の有効性が争われる場合、単に「会社としては正当な解雇だった」と主張するだけでは足りません。就業規則の根拠、解雇に至った具体的な事実、これまでの段階的な指導や改善機会の付与、それらを裏付ける客観的な証拠を一貫して示す必要があります。
弁護士であれば、これらの事情を実務上の裁判例や労働審判の傾向に照らして整理し、書面の作成から実際の交渉、労働審判や訴訟などの紛争手続きまで、一貫した方針で対応できます。
弁護士への相談は、今回の解雇トラブルへの対応だけでなく、今後の労務トラブルを防ぐために社内のしくみを見直す機会にもなります。
たとえば、今回の対応で就業規則の解釈が曖昧だったり、従業員への指導記録が十分に残っていなかったりした場合、そのままにしておくと、同様のトラブルが繰り返されるおそれがあります。弁護士に相談すれば、今回の事案から見えてきた課題を整理し、次のような改善につなげられます。
「勤務成績が著しく不良な場合」など、解雇事由の定めが曖昧になっていないかを確認し、実際の判断や運用に適した内容へ見直します。あわせて、解雇を検討する前に必要となる指導や警告、改善の機会についても整理しておくことで、適切な手順で対応しやすくなります。
解雇の有効性を判断する際には、会社がこれまでどのような指導や改善の機会を与えてきたのかが重要になります。そこで、いつ、誰が、どのような指導をしたのかを記録する方法や、社内で統一した記録様式を整備します。
解雇に至る前に退職勧奨や合意退職を検討する場合には、どのように説明・交渉するのかをあらかじめ整理しておくことが重要です。管理職が独断で対応し、発言や進め方を誤ってトラブルを招くリスクも抑えられます。
解雇をめぐるトラブルの背景に、ハラスメントやメンタルヘルスの問題が存在するケースもあります。相談窓口や事実調査の手順などを整備し、問題が深刻化する前に適切に対応できる体制を整えることも重要です。
このように、今回の解雇対応だけで終わらせず、就業規則や労務管理の仕組みそのものを見直すことで、同様のトラブルが発生するリスクを抑え、将来的な紛争や会社の負担を軽減しやすくなります。
労働者から適法に請求された場合、会社は原則として解雇理由証明書の交付を拒否できません。「すでに解雇通知書を渡しているから」「解雇理由は本人に説明したから」といった理由で、交付を拒むことはできません。請求を受けた場合は、労働基準法の定めに従って、遅滞なく交付する必要があります。
アルバイトやパートであっても、請求を受けた場合は解雇理由証明書を交付する必要があります。解雇理由証明書の交付義務は、正社員だけでなく、アルバイトやパート、有期雇用の従業員、契約社員などにも及びます。試用期間中に解雇した場合も同様です。
正社員と同じように、「解雇予告日から退職日までに請求された場合」は労働基準法22条２項に基づき解雇理由証明書を遅滞なく、「解雇予告日以後に当該解雇以外の事由で退職した場合」や「解雇後に請求された場合」には、同法22条１項に基づき解雇の理由を記載した退職証明書を遅滞なく交付する必要があります。
なお、派遣社員については、雇用契約を締結している派遣元が使用者となるため、解雇理由証明書については派遣元への請求が基本となります。派遣先が請求を受けた場合には、派遣元に請求するよう案内しましょう。
解雇理由証明書を交付した後でも、明らかな誤記や事実上の誤りがある場合には訂正できる場合があります。ただし、解雇理由を後から追加・変更することには慎重な対応が必要です。
たとえば、氏名や日付、回数などの単純な記載ミスであれば、誤りを訂正した証明書を改めて交付することも考えられるでしょう。
一方で、当初の証明書に記載していなかった事情を、後から「実はこれも解雇理由だった」と追加することは避けるべきです。後から新たな解雇理由を持ち出すと、解雇した時点ではその理由を根拠としていなかったのではないかと受け取られ、労働審判や訴訟で会社側の主張の信用性が問題となる可能性があります。
そのため、交付前に解雇時の資料や就業規則、解雇通知書などを確認し、記載内容に誤りや漏れがないか十分に確認しておくことが重要です。
解雇理由証明書は、従業員から請求された場合、会社は遅滞なく交付する必要があります。解雇通知書を交付していることを理由に交付を拒否することはできません。
また、解雇理由証明書には、就業規則の根拠や解雇に至った具体的な事実を適切に記載する必要があります。記載内容は、その後の労働審判や訴訟で会社側の主張に影響する可能性があるため、交付前に内容を十分に確認することが重要です。
解雇理由証明書を請求された場合は、その後の紛争も見据えて、早い段階で弁護士に相談することをおすすめします。弁護士に相談すれば、解雇理由証明書の作成・確認だけでなく、従業員からの解雇撤回や金銭請求への対応、就業規則や社内体制の見直しまでサポートしてもらえます。
「VSG弁護士法人」では、企業側の労働問題に関する豊富な実績をもとに、残業代請求への対応から労働審判・訴訟、再発防止のための労務管理まで幅広くサポートしています。労働トラブルでお困りの際は、ぜひお気軽にご相談ください。
