大阪弁護士会所属。京都市出身。
労働環境が激変する現代において、企業が直面する労務リスクは経営の根幹を揺るがしかねない重要課題です。私は、大学卒業後のIT企業勤務、経営コンサルタント、企業役員といった10数年のビジネス現場での経験を経て弁護士となりました。
法律はあくまで手段であり、目的は「企業の持続的な成長と安定」であるべきだと考えています。そのため、単に「法的に可能か不可能か」を答えるだけでなく、現場のオペレーションや事業への影響、経営者の想いを汲み取った上での「最適な次の一手」を提示することを最優先しています。
使用者側（企業側）の専門弁護士として、労働紛争の早期解決はもちろん、トラブルを未然に防ぐための強固な労務基盤の構築を支援いたします。経営者の皆様が事業に専念できるよう、法的側面から強力にサポートさせていただきます。
PROFILE：https://vs-group.jp/lawyer/profile/fukunishi/
書籍：「事業をやり直したい」と思ったときの会社のたたみ方
監修：プロが教える！失敗しない起業・会社設立のすべて
共著：民事信託 ――組成時の留意点と信託契約後の実務
この記事でわかること
顛末書は、社内で起こった事故・トラブルの発生状況や原因、経緯を客観的に記録する書類です。
適切に作成された顛末書は、単なる事実確認だけでなく、懲戒処分や損害賠償請求等の場面で重要な証拠となる可能性があります。
一方で、記載内容や提出後の運用方法を誤ると、企業に不利な証拠となる恐れもあります。
自分の会社を法的リスクから守るためには、書き方だけでなく、提出後の活用や再発防止策まで含めた運用を徹底する姿勢が重要です。
特に重大なトラブルでは、弁護士の助言を得ながらの慎重な対応が求められます。
本記事では、顛末書の基本的な意味や始末書との違いをはじめ、社内向け・社外向けそれぞれの書き方のポイントを、例文・Wordテンプレート付きで解説します。
あわせて、顛末書を提出させた後に企業が取り組むべき再発防止策や、懲戒処分・損害賠償請求といった法的リスクへの対応方法についても説明します。
目次
顛末書とは、事故やトラブル、不祥事などが発生した際に、その経緯や客観的な事実を会社へ報告するための文書です。
事案が起きた日時や場所、発生原因、対応状況等を整理して記載し、事実関係を正確に記録します。
顛末書は、反省や謝罪を目的とする「始末書」とは役割が異なります。
両者を混同せず、それぞれの作成目的を区別しなくてはなりません。
また、顛末書は、その後の原因分析や再発防止策の検討に重要な書類です。
適切に作成されていれば、懲戒処分や法的対応が生じた際にも、有効な法的証拠となります。
顛末書を提出させる目的は、事故やミスの原因や経緯を正確に把握し、同様の問題の再発を防止することです。
発生した事案を時系列で整理すれば、対応の問題点を客観的に分析しやすくなります。
また、事実関係が書面として残っていれば、社内での情報共有や原因分析、再発防止策の検討にも有効活用できます。
企業として適切な対応を講じるためには、担当者の記憶だけに頼るのではなく、客観的な記録として顛末書を作成・保管する点が重要です。
顛末書は、社内不祥事が発生した場合だけに作成する文書ではありません。
たとえば以下のように、社内外で発生した様々なトラブルが対象です。
また、社内で事実確認を行うためだけでなく、取引先や顧客へ経緯を説明するために提出を求められるケースもあります。
自分の会社で顛末書を作成する対象事案についてあらかじめ基準を定めておくと、トラブル発生時にも迅速かつ適切に対応しやすくなります。
始末書は、自らの非を認め、反省や謝罪の意思を示す文書です。
企業側は、事実の報告を目的とする顛末書であれば、業務命令として従業員に提出を求めることができます。
一方、謝罪や反省の表明まで強制すると、個人思想・良心の自由との関係で問題となる可能性がある点に、注意が必要です。
顛末書は５Ｗ１Ｈを意識して記載します。
顛末書の一般的な記載項目は、次のとおりです。
社内向けと社外向けでは、基本的な項目は共通ですが、記載方法のポイントが異なります。
社内向けは社内調査や再発防止が目的です。
一方、社外向けは取引先への説明資料として用いられるため、記載内容や表現には、より慎重な配慮が求められます。
特に、取引先や顧客とのトラブルでは、事態の報告と謝罪を兼ねた社外向け顛末書の提出を求められるケースがあるため、注意しましょう。
事案が発生した日時や場所を記載します。
発生日時と発見あるいは対応開始日時が異なる場合は、経緯を正確に把握できるように、それぞれを整理した記載が重要です。
場所の記載は、社内向けでは再発防止が有効に機能するように、より詳細な位置が特定できる記載が望ましいです。
日時や場所が曖昧な場合でも、推測で記載するのは避け、記録や関係者への確認を行った上で事実に基づいて記載しなければなりません。
正確な時系列を残しておけば、文書としての信頼性が高まります。
事故やトラブルが発生した経緯を、時系列に沿って記載します。
第三者が読んでも経緯を正確に理解できるかを意識して記載しましょう。
また、事実と意見が混在すると、顛末書の目的を損なうため、区別して記載します。
推測や感情、個人的な見解の記載を避け、確認できた事実に限定して記載する点が重要です。
社外向けでは、事実関係を簡潔に整理し、誤解を招く表現を避けます。
特に、責任の所在が確定していない段階では、自分の会社の過失を断定する表現は控えることが重要です。
事案が発生した原因を、判明している事実に基づいて記載します。
原因が調査中の場合は、その旨を明記し、推測だけで断定しないよう注意しましょう。
また、複数の要因が考えられる場合は、現時点で判明している内容と、今後調査する事項を分けて記載すると誤解を招きにくくなります。
社内向けでは現行の業務フローや管理体制の課題も整理すると、再発防止につながりやすくなるでしょう。
社外向けでは、原因を説明する一方で、法的責任を認める表現にならないよう注意が必要です。
確認できている損害や影響を具体的に記載します。
金額だけでなく、商品の破損や業務停止時間、顧客への影響など数値化しにくい損害も含める点が重要です。
具体的に整理しておくと、その後の再発防止策の重要性や緊急性の判断に役立ちます。
社外向けでは、被害状況の正確な把握が必要ですが、自社に100%の責任があると受け取られる表現は避ける必要があります。
事実の報告と法的責任の判断は分けて考える点が重要です。
事故やトラブルの発生後に実施した対応を時系列で記載します。
応急措置や関係者への連絡、原因調査など、実際に行った対応を具体的に整理しなくてはなりません。
誰が、いつ、どういった対応を行ったのかを明確にしておくと、対応の妥当性を後から検証しやすくなります。
また、対応漏れの防止としても有効です。
社外向けでは、相手方への連絡や謝罪、被害拡大防止のための対応などを記載し、誠実な対応を示します。
同様の事故やトラブルを防ぐための対策を記載します。
担当者への注意喚起だけでなく、業務手順の見直しやダブルチェック体制の導入など、具体的な改善策を盛り込むとよいでしょう。
社外向けでは、自分の会社として再発防止に取り組む姿勢を示しつつ、実施可能な内容を記載します。
再発防止策を実施する担当者や実施時期まで明確にすると、対策が形骸化しにくくなります。
実現が難しい対策や過度な約束は避け、実施後の効果検証まで見据えた内容を心がけましょう。
顛末書は、事実関係を漏れなく整理できるよう、一定の様式を定めておくと作成しやすくなります。
ここでは、Wordに貼り付けて使用できる社内向け・社外向けのテンプレートを紹介します。
実際に利用する際は、自分の会社の就業規則や社内ルール、事案の内容に合わせて調整してください。
代表取締役社長 〇〇 〇〇 様
顛 末 書
〇年〇月〇日
〇〇部〇〇課
作成者 〇〇 〇〇
〇年〇月〇日に発生した顧客書類の誤廃棄について、経緯および対応をご報告いたします。
記
【発生日時】
〇年〇月〇日 〇時頃
【発生場所】
〇〇事務所 〇〇課 顧客対応デスク
【内容】
顧客から預かっていた重要書類を、誤った手順で処理し、廃棄してしまいました。
その結果、書類の再取得が必要となり、顧客および社内業務へ影響が生じました。
【経緯】
当日は複数案件の書類整理を行っていました。
本来は保管対象となる書類を処理済み書類と誤認し、廃棄箱へ投入しました。
その後、担当者から書類の確認依頼を受けた際に所在が確認できず、調査した結果、廃棄済みであることが判明しました。
直ちに廃棄経路を確認しましたが、書類を回収できませんでした。
【原因】
書類の保管対象を確認しないまま処理を進めたことに加え、廃棄前のダブルチェックを実施していませんでした。
また、案件管理情報と現物書類の照合も十分ではありませんでした。
【損害】
顧客に書類の再提出を依頼することとなり、業務の遅延および顧客への負担が発生しました。
また、社内でも書類の調査や再発行、顧客対応のために追加の業務が発生しました。
【対応】
直属の上司へ直ちに報告し、廃棄物の確認を行いましたが、書類は回収できませんでした。
その後、顧客へ経緯を説明し、必要書類の再提出をお願いするとともに、関係部署へ情報共有を行いました。
あわせて、同様の誤廃棄が発生していないか、保管書類の確認も実施しました。
【再発防止策】
保管対象書類を一覧で確認できるチェックリストを作成します。
また、書類を廃棄する際は担当者以外によるダブルチェックを実施し、案件管理情報との照合を必須とします。
あわせて、書類管理ルールについて部署内で再周知を行い、定期的に運用状況を確認します。
以上
〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様
顛末書
〇年〇月〇日
株式会社〇〇
〇〇部
氏名 〇〇 〇〇
このたびは、納品遅延により多大なるご迷惑をお掛けしましたことを深くお詫び申し上げます。
本件の経緯および現在までの対応について、下記のとおりご報告いたします。
記
【発生日時】
受注日時：〇年〇月〇日
発覚日時：〇年〇月〇日
【発生場所】
・営業部門
・製造部門
【内容】
ご注文いただいた製品について、予定納期までに納品できない事態が発生しました。
その結果、お客様の業務計画へ影響を及ぼすこととなりました。
【経緯】
受注後、担当者が生産スケジュールを確認した際、製造能力の確認が不十分なまま納期を回答したことが発覚しました。
その後、製造部門との情報共有に不足があり、生産計画との相違が判明したため、納期に遅延が生じました。
判明後は関係部署で対応を協議した上で、お客様へ速やかに状況をご説明しました。
【原因】
受注担当者による確認不足に加え、営業部門と製造部門との情報共有体制が十分に機能していませんでした。
また、受注時に納期を最終確認する運用が徹底されていませんでした。
【損害・影響】
予定納期どおりの納品ができず、お客様の業務へ影響を及ぼす結果となりました。
【対応】
判明後、直ちにご連絡を差し上げ、納期変更についてご説明いたしました。
また、生産体制を見直し、可能な限り早期に納品できるよう対応を進めております。
現在は進捗状況を定期的に確認し、必要に応じてご報告を行っています。
【再発防止策】
受注前の納期確認手順を見直し、営業部門と製造部門の確認を必須とする運用へ変更します。
また、受注時のチェック体制を強化し、情報共有ルールを改善いたします。
あわせて、納期回答前の確認フローを標準化し、再発防止に努めます。
以上
顛末書を作成する際は、事実の記録だけではなく、後に法的証拠となり得る点を意識する視点が重要です。
特に社外向けの顛末書は、損害賠償請求等の紛争に発展した場合、証拠として提出される可能性があります。
そのため、事実関係の報告と法的責任の認否は切り分けて記載しなければなりません。
また、再発防止策は「注意する」といった抽象的な内容ではなく、具体的かつ実行可能な内容を記載する点が重要です。
重大なトラブルでは、提出前に弁護士によるリーガルチェックを受け、自分の会社の法的リスクを抑えましょう。
顛末書には、確認できた事実と作成者の推測や評価を区別して記載する点が重要です。
「おそらく」「～と思われる」といった憶測や、根拠のない断定は避けます。
日時や場所、関係者の行動など、客観的に確認できる内容を中心に整理しましょう。
関係資料やメール、業務記録等と内容に矛盾がないかを確認すると、事実との整合性が高まります。
原因が判明していない事項は無理に結論づけず「調査中」とするのも適切な対応です。
顛末書には、原因だけでなく再発防止策も必ず記載します。
ただし「今後は気をつけます」「注意を徹底します」といった抽象的な内容では十分とはいえません。
検討される再発防止策の具体例は、次のとおりです。
再発防止策は書類に記載して終わりではなく、実際に運用できる内容を具体的に記載する必要があります。
取引先とのトラブルでは、早期解決を優先するあまり「自社に100%の過失がある」と受け取られる表現を記載してしまうケースがあります。
しかし、後日損害賠償請求訴訟となった場合に自白の証拠として用いられる可能性があるため、注意が必要です。
社外向けの顛末書では、確認できた事実の正確な報告と、法的責任の認否は分けて考える必要があります。
紛争へ発展する恐れがある場合は、自分の会社に不利な書面を提出する前に弁護士へ相談しましょう。弁護士のリーガルチェックを受ければ、損害賠償リスクを踏まえた文書の作成が可能です。
顛末書には再発防止策を記載するのが一般的ですが「書いただけ」で対応を終了する企業も少なくありません。
しかし、同様の事故や労災が発生し、安全配慮義務違反や損害賠償責任を問われた場合、法的リスクが高まります。
「過去の顛末書で危険を認識していたにもかかわらず必要な対策を講じなかった」と評価される恐れがあるためです。
顛末書は提出後の運用まで含めて、法的リスクマネジメントの一環としての対応が求められます。
顛末書は提出を受けて終わりではなく、社内で適切に保管し、必要な範囲で共有しましょう。
発生した事案や原因、実施した対応を管理職や関係部署で共有すれば、同様の事故やミスの再発防止に役立てられます。
また、調査資料や関係書類、メールのやり取り等とあわせて保存する点も重要です。
後日事実関係の確認や懲戒処分の検討が必要となった場合にも、客観的な資料として活用しやすくなります。
顛末書を受領した後は、記載された再発防止策を実際に実行し、その効果を継続的に検証する運用が重要です。
業務手順の見直しや社内教育、チェック体制の強化等を実施し、改善状況を定期的に確認するしくみを整えましょう。
顛末書だけを作成・保管していても、会社が十分な対策を講じた証拠にはなりません。
形式的な対策や実現が困難な内容では、同様の事故が再発した際に、適切なリスク管理を行っていたとは評価されにくくなります。
実際に対策を実施し、記録を残す一連の対応が、自分の会社を守る上で重要になります。
顛末書は、事案の経緯や客観的な事実を記録する文書です。
会社は業務命令として提出を求められ、後に懲戒処分の必要性を検討する際にも、事実認定を支える信頼性の高い証拠となります。
しかし「反省文を書きなさい」「謝罪の言葉を入れなさい」といった内容まで強制するのは避けましょう。
こうした対応は、個人の思想・良心の自由との関係で問題となり得ます。
従業員から「謝罪を強制された」と主張された場合、顛末書の信頼性や懲戒処分の有効性が争われる可能性があります。
顛末書にはあくまで客観的な事実を記載させ、反省や謝罪を求める場合は、始末書など役割の異なる文書として整理する視点が重要です。
顛末書は、事故やトラブルの経緯を記録するだけでなく、懲戒処分や損害賠償請求の場面で重要な証拠となる可能性がある文書です。
そのため、事実を客観的に記載するとともに、提出後の再発防止策の実施や運用まで含めて管理する点が重要です。
特に社外トラブルでは、記載内容が自分の会社に不利な証拠となる恐れもあります。
書面を提出する前に、弁護士による書面のリーガルチェックをおすすめします。
労働問題や企業法務に関する顛末書の作成・運用でお困りの際は、ＶＳＧ弁護士法人へご相談ください。
