最終更新日：2022/6/7

【青色申告承認申請書】控えの役割や作成方法、紛失の際の対応法を徹底解説

この記事の執筆者 税理士 鳥川拓哉

ベンチャーサポート税理士法人 税理士。
大学を卒業後、他業種で働きながら税理士を志し科目を取得。
その後大手税理士法人を経験し、現在に至る。

PROFILE：https://vs-group.jp/tax/startup/profile_writing/#p-tori

青色申告を行うためには、事前に税務署で青色申告の承認申請手続きが必要です。

その手続きを行う際は、青色申告承認申請書という書類を提出しなくてはなりません。

青色申告承認申請書を提出するにあたって、あらかじめ、税務署への提出する原本の他に、自身の控えも作成しておくことが重要になってきます。

青色申告承認申請書の控えは、様々な面で多くの役割を果たす貴重な証拠や記録となるため、必ず作成しておくべきものです。

今回は、青色申告承認申請書がどのような役割を果たすのか説明した上で、その作成方法について紹介していきます。

また、万が一、青色申告承認申請書の控えを紛失してしまった際に備えて、紛失時の対処方法についても説明しますので、参考にしてみてください。

青色申告承認申請書の概要おさらい

まず初めに、青色申告承認申請書の概要とその作成方法について、今一度おさらいしましょう。

青色申告承認申請書とは、青色申告の承認を受けるために必要となる書類です。

この青色申告承認申請書の提出期限は、青色申告書による確定申告をしようとする年の3月15日まで（開業した場合には原則として開業日から2ヶ月以内）とされています。

上記の期限を過ぎたとしても、特に罰則などはありません。

しかし、提出期限を過ぎると、実際に青色申告が可能となるのは、申請手続きをしたその年ではなく、翌年以降とされます。

そのため、可能な限り早めの提出をするように心がけましょう。

次に、青色申告承認申請書の作成方法について、簡単に説明していきます。

以下の国税庁webサイトに、青色申告承認申請書の書式が掲載されているので、ダウンロードして作成します。

参考：所得税の青色申告承認申請書（国税庁）

このPDFの書式にそのままパソコン上で必要事項を入力するか、もしくは印刷して手書きで必要事項を記入しましょう。

納税地の管轄税務署名、個人情報、事業所や所得の内容、青色申告するための簿記方法などを、それぞれ記入していきます。

詳しい記入方法については、上記国税庁webサイトの青色申告承認申請書書式の2ページ目を参考にしてみてください。

記入時に何かご不明な点がある場合には、納税地を管轄する税務署へお問い合わせください。

必要事項を記入し終えたものが税務署へ提出する原本となります。

印鑑を押す前に、自身の控えとして1部、コピーまたは印刷をしましょう。

控えを取ったら、最終的に、税務署へ提出する原本と自身の控え（原本のコピー）にそれぞれ押印して、完成させます。

なお、押印する印鑑については、認印で問題ありません。

青色申告承認申請書の控えの役割

続いて、青色申告承認申請書の控えの役割について説明します。

青色申告承認申請書の作成時に、控えを作成することは必ずしも義務とはなりませんが、下記の場合などに非常に重要な役割を果たします。

• ・確定申告書を作成するとき
• ・金融機関で屋号がある事業用の預金口座を開設するとき
• ・金融機関から融資を受けるとき

確定申告の際には、青色申告承認申請書の控えが必要になります。

また、金融機関において事業用の預金口座を開設する場合や、金融機関から事業に必要な融資を受ける場合などにも、青色申告承認申請書の内容の確認や控えのコピーを提出しなくてはならないことがあります。

さらには、不動産の契約でこれらの提出を求められることもあります。

このような場面に備えて、青色申告承認申請書の控えは作成しておいた方がよいでしょう。

青色申告承認申請書控えの作成方法

さて、ここからは青色申告承認申請書の控えを作成する方法について紹介します。

税務署に提出した青色申告承認申請書の原本は承認の可否に関わらず、返却されることはありません。

そのため、自身が申請した内容を証明する控えを作成して、保管しておくことが非常に大切です。

青色申告承認申請書の原本と控えを一緒に提出すると、税務署で両方に受領印が押されます。

返送されてくる控えには、この受領印が押印されているため、青色申告の承認申請の手続きが税務署で承認されたという証拠・記録となるのです。

青色申告承認申請書の控えを作成する方法は、とても簡単です。

まず、青色申告承認申請書に必要事項をすべて記入して、税務署へ提出する原本を作成します。

原本を作成したら、印鑑を押す前に、原本をコピーまたは印刷して、控えを取りましょう。

控えを取ったら最後に、青色申告承認申請書の原本と控えの両方に、印鑑を押して完成です。

この青色申告承認申請書の控えは、自身が申請した内容を把握しておかなくてはならない場面でも、大切な資料となります。

青色申告承認申請書の提出後に、税務署へ控えの請求を行うこともできますが、時間や手間だけでなく、費用もかかってしまいます。

原本の作成と同時に簡単に作成することができるので、忘れずに作成するようにしましょう。

青色申告承認申請書控えを紛失した際は？

ここからは、青色申告承認申請書の控えがない場合の対処方法について解説していきます。

税務署に提出した青色申告承認申請書の控えを紛失してしまった場合、または控えの作成をせずにそのまま提出してしまった場合、どのように対処すればよいのでしょうか。

申請したときから時間が経過すると、以前申請した内容を明確に思い出すことは難しいですが、以下の方法によって、申請した内容を確認することができます。

• ・申告書等閲覧サービス
• ・個人情報の開示請求

これら2つの方法について、確認していきましょう。

申告書等閲覧サービス

青色申告承認申請書の控えを紛失してしまった場合や、そもそも原本しか作成しなかった場合、税務署の申告書等閲覧サービスを利用することで、原本を閲覧して申請内容の確認ができます。

この申告書等閲覧サービスは利用料金が無料です。

閲覧サービスの申し込みは、税務署の窓口において手続きを行うことにより可能で、郵送による手続きはできません。

納税者本人が、税務署窓口で閲覧申請する場合、以下のいずれかを提出しなくてはなりません。

• ・運転免許証
• ・健康保険などの被保険者証
• ・マイナンバーカード

これらの本人確認書類を税務署窓口で提示する必要があります。

なお、法人の申告書等を閲覧する場合は、その法人代表者本人が税務署の窓口で閲覧申請手続きを行います。

納税者本人や法人代表者が閲覧申請の手続きができない場合は、その代理人が手続きを行うことも可能です。

納税者や法人代表者の代理人が閲覧申請する場合には、以下を提出します。

• ・納税者本人の実印を押した委任状
• ・納税者本人の印鑑登録証明書
• ・代理人の身分証明書

代理人の身分証明書は、上述した本人確認書類と同様、運転免許証や健康保険などの被保険者証、マイナンバーカードを持参すればよいでしょう。

閲覧申請の際に必要となる申請書や委任状の書式は、下記の国税庁webサイトからダウンロードすることが可能です。

参考：申告書等閲覧申請書（国税庁）
参考：委任状（国税庁）

申告書等閲覧サービスの手続きの際には、税務署へ必要な持ち物について事前に確認しておくと、スムーズに手続きを行うことができます。

ここで一つ、この閲覧サービスを利用する際に留意しておきたいのは、申告書等の閲覧のみ可能であり、控えの交付はできないという点です。

あくまで閲覧のみ可能なサービスなので、コピーなどの交付は認められません。

そのため閲覧した内容を自身で記録しておくためには、閲覧したその場でメモを取って書き写す必要があります。

このメモを取る際は、カメラでの撮影やスキャナーでの読み取りは不可です。

個人情報の開示請求

青色申告承認申請書で申請した内容を確認するためのもう一つの手段としては、個人情報の開示請求という方法があります。

こちらは、税務署に個人情報の開示を請求することで、税務署が保管している個人情報（ここでは青色申告承認申請書の内容）について確認することができるというものです。

この開示請求の手続きは、税務署の窓口だけでなく、郵送によって申請することもできます。

また、個人情報の開示請求には、開示請求手数料と開示実施手数料が発生します。

開示請求手数料とは、個人情報の開示請求する際にかかる費用です。

行政文書1件につき、300円の開示請求手数料の納付が必要となります。

開示実施手数料とは、開示の実施を受ける際にかかる費用です。

開示請求手数料とは別に、開示実施手数料を納付しなくてはなりません。

この開示実施手数料は、選択された開示の実施方法に応じて、定められた算定方法に従って計算されます。

計算された額が300円を超過する場合、その超過した部分の金額を開示実施手数料として納付しなくてはなりません。

この2つの手数料の納付方法については、開示請求の申請書に収入印紙を貼付して納付する方法と、税務署の窓口において現金で納付する方法があります。

参考：開示請求の手続｜国税庁

個人情報の開示請求書書式は、下記の国税庁webサイトからダウンロードすることが可能です。

参考：行政文書開示請求書（国税庁）

先ほど紹介した閲覧申請サービスとは異なり、コピーの交付を受けることも可能です。

開示請求が認められると、その個人情報について閲覧するのみか、コピーの交付を選ぶことができます。

青色申告承認申請書を郵送で提出する際も控えを忘れずに

青色申告承認申請書を郵送提出する際にも、原本だけでなく控えの作成が必要です。

青色申告承認申請書を郵送によって提出する場合、忘れずに控えを同封して税務署へ郵送しましょう。

ここで、青色申告承認申請書の郵送提出時に注意すべきポイントついて紹介します。

郵送提出の際に注意すべきポイントは、次の通りです。

• ・封筒は送付用と返信用の2枚を用意
• ・送付する際は簡易書留かレターパック
• ・郵送先の税務署を確認して発送

上記3つポイントについて、それぞれ解説します。

封筒は送付用と返信用の2枚を用意

青色申告承認申請書を郵送する際には、送付用封筒と返信用封筒の2枚を準備しなければなりません。

返信用封筒は、前述した青色申告承認申請書の控えを返送してもらうために、同封する必要があります。

必ず送付用封筒と返信用封筒の両方を用意しましょう。

送付用封筒には、納税地を管轄する税務署の宛先を記入します。

一般的には、法人の場合であれば会社本店所在地、個人事業主の場合であれば住所が納税地となることが多いです。

返信用封筒には、自身の住所を記入します。

記入を終えた後、返信用封筒に忘れずに、必要な郵便料金分の切手を貼りましょう。

送付する際は簡易書留かレターパック

税務署へ青色申告承認申請書を送付するときは、普通郵便でも特に問題はありませんが、簡易書留やレターパックなど、追跡が可能な郵送方法を選ぶのが好ましいです。

青色申告承認申請書の発送や到着に関して、税務署へ問い合わせが必要となる場合も想定して、郵送追跡ができるようにしておきましょう。

普通郵便で発送してしまうと、税務署へ青色申告承認申請書が到着した日などを正確に確認することが難しくなります。

簡易書留の場合は、しっかりと封をすれば準備は完了です。

レターパックの場合は、レターパックについている保管用シールを剥がしておきます。

剥がした保管用シールには、送付した日付と郵送先の税務署名等を記載して、しっかりと保管しておきましょう。

郵送先の税務署を確認して発送

最後に、送付用封筒に、青色申告承認申請書（税務署への提出用・自身の控え用）と、返信用封筒（切手を貼ったもの）を同封して、管轄税務署へ郵送します。

お近くの郵便局の窓口に持参するか、ポストに投函しましょう。

郵送後、通常であれば1週間程度で、青色申告承認申請書の控えに受領印が押され、返送されてきます。

返送されてきた控えは、税務署へ青色申告の承認申請をした旨の証明となります。

これは、自身が申請した内容について正確に把握しておくための重要な記録なので、しっかりと保管しておくことが大切です。

まとめ

今回は、青色申告承認申請書の控えの作成方法と紛失時の対処方法について、重点的に紹介してきました。

青色申告承認申請書の控えの作成は必ずしも義務ではありませんが、自身が申請した内容を証明する重要な記録となります。

確定申告の際だけでなく、金融機関で融資を受ける際やの不動産の契約時などの重要な場面では、青色申告承認申請書の控えが必要になることがあります。

そのような状況に備えて、原本の作成時には必ず控えを作成することが大切です。

紛失してしまった際には、税務署へ閲覧申請や開示請求が可能ですが、時間や費用などがかかります。

税務署から控えが返送されてきたら、紛失しないように大切に保管しておきましょう。