最終更新日：2022/6/7

青色申告に必要な帳簿はどう作る？要件や記帳ルール【65万控除と10万控除の違いも解説】

この記事の執筆者 税理士 鳥川拓哉

ベンチャーサポート税理士法人 税理士。
大学を卒業後、他業種で働きながら税理士を志し科目を取得。
その後大手税理士法人を経験し、現在に至る。

PROFILE：https://vs-group.jp/tax/startup/profile_writing/#p-tori

個人事業主の確定申告では、青色申告、白色申告のどちらかを選んで申告することができます。

青色申告で確定申告する場合は、事前に税務署へ「青色申告承認申請書」の届出が必要ですが、最高65万円の青色申告特別控除、青色専従者控除、赤字の繰越などのさまざまな特典を受けることができます。

なお、令和2年分以後の青色申告特別控除は最高55万円となり、65万円の特別控除を受けるためには、電子帳簿保存またはe-Taxによる電子申告が必要となります。

ですから、個人事業主が確定申告する場合は断然、青色申告がお得ということになりますが、青色申告の帳簿は複式簿記による記帳が必要なところが難点です。

その点、白色申告は、事前申請が不要で、帳簿の付け方も簡単な初心者向けです。

現在では、会計ソフトを利用することで比較的簡単に青色申告のための帳簿付けができるようになっていますが、本記事では、青色申告に必要な帳簿についての概要を解説していきます。

全体の内容を把握して、青色申告のための帳簿づくりに役立てていただければと思います。

青色申告で提出する書類は大きく2つ

青色申告で確定申告する際に、提出する書類は大きく2つあります。

「確定申告書B」と「青色申告決算書」です。

実際には、この2つの書類に加え、社会保険控除、生命保険控除などの支払証明書を添付することで、それぞれの控除を受けることができます。

ここで、青色申告に必要な2つの書類について説明します。

確定申告書B

確定申告書はAとBの2種類あります。

このうち申告書Bは、個人事業主やフリーランスが使用するものです。

ちなみに申告書Aは、サラリーマンやパートの人などが使用します。

こちらの用紙は、税務署、もしくは国税庁のホームページで入手可能です。

青色申告決算書

青色申告決算書とは、事業の収入と経費を記載する書類です。

こちらも税務署、もしくは国税庁のホームページで入手可能です。

青色申告決算書は、4枚構成となっています。

1枚目が、その年の収入や経費を記載する「損益計算書」、2枚目3枚目が「損益計算書の内訳」、4枚目が「貸借対照表」となります。

貸借対照表とは、資産や負債について記載されたものです。

帳簿の記帳方法も2種類

青色申告で確定申告する際に、提出する書類は大きく「確定申告書B」と「青色申告決算書」の2種類ですが、この提出に必要となる「青色申告決算書」を作成する元となる書類が各種の「帳簿」です。

帳簿とは、資産や経営状態を明確化するために日々のお金の動きを記録していくものです。

この帳簿に記録していく作業を「記帳する」といいますが、記帳方法には「単式簿記」と「複式簿記」の2種類があります。

青色申告特別控除で最大65万円の控除を受けるためには、「複式簿記」によって記帳する必要がありますが、ここでは、2つの記帳方法の違いについて説明しておきましょう。

単式簿記とは

単式簿記は、1回の取引に関して、1つの勘定科目で収支記録する記帳方法です。

イメージとしては、一般的な家計簿です。

現金の出入りのみが基準となりますので、勘定科目と金額を記録することになります。

例えば、コピー用紙を2,500円で現金購入した場合、下記のように記帳します。

複式簿記とは

一方の複式簿記は、1回の取引に関して、複数の勘定科目で収支記録する記帳方法です。

複式簿記では、借方を左側、貸方を右側に記入し、左右は必ず同じ額となることが原則です。

現金を考えた場合、増えた時は借方（左側）に、減った時は貸方（右側）に金額を記入します。

例えば、単式簿記の時と同じ取引をした場合、複式簿記では以下のような記帳となります。

このようにして付けた帳簿を元にして、青色申告決算書の損益計算書と貸借対照表を作成していきます。

なお、例で借方に記載されている「消耗品費」というのは、コピー用紙やプリンターインクなどが該当する勘定科目で、簿記では誰が見ても中身がわかるように勘定科目名が決まっています。

ですから、細かい品名等を記載する場合は、摘要欄に記載します。

青色申告の際に満たすべき要件とは

青色申告で確定申告する際には、以下のような満たすべき要件があります。

青色、白色共通の要件もありますが、内容をご確認ください。

記帳は現金主義ではなく発生主義

発生主義とは、実際に現金の収入や支出のあった日を基準とせず、収入や支出の事実が発生した日に計上するという方法です。

例えば、業務のためにコピー用紙を事業用のクレジットカードで購入した場合の記帳方法を考えてみましょう。

5月2日にコピー用紙2,500円をクレジットカードで購入し、その分のクレジットカードの引き落としが6月15日にあった場合、発生主義では下記のような記帳になります。

コピー用紙を購入した5月2日に1回目の帳簿付けを行い、未払金とします。

そして、クレジットカードの事業用口座からの引き落としがあった6月15日に2回目の帳簿付けを行い、完了となります。

このように、発生主義では実際にお金が引き落とされた6月15日の帳簿付けだけではなく、5月2日の購入時点での帳簿付けも必要となります。

ただし、青色申告でも前々年度の所得が300万円以下の事業者の場合、事前に「現金主義による所得計算の特例を受けることの届出書」を提出すれば、現金主義での帳簿付けを行うことができます。

複式簿記での記帳が必要

青色申告では、単式簿記で記帳することも可能ですが、青色申告の最大のメリットである青色申告特別控除で最大65万円の控除を受けるためには、複式簿記による記帳が必要です。

複式簿記は、借方と貸方に記帳する方法で、簿記に詳しくない場合、苦手意識を持つ方も多いと思いますが、個人事業の場合、会計ソフトを利用すれば、比較的簡単に手間もかからず記帳することができますので、検討してみてください。

青色申告特別控除65万円と10万円の違い

説明の通り、青色申告特別控除で最大65万円の控除を受けるためには、複式簿記により記帳を行い、損益計算書、貸借対照表を作成しなければなりません。

ですが、この65万円の控除を受けられる条件を満たさない場合、控除額は10万円となります。

例えば、複式簿記ではなく単式簿記での記帳となった場合、損益計算書や貸借対照表を添付してない場合は、10万円の控除しか受けられません。

大まかに言うと、複式簿記で記帳する場合は控除額65万円、単式簿記で記帳する場合は控除額10万円となります。

所得税は、課税所得額に応じて税率が上がる累進課税方式です。

ですから、課税所得額が大きいと、所得税の税率もあがり、納付すべき所得税の額も高くなります。

課税所得額は、所得額から経費と控除額を差し引いて算出されますので、青色申告特別控除が65万円あれば、それだけ所得税が軽減されることになります。

帳簿・領収書の保存が必要

青色でも白色でも、確定申告の際に提出する必要はありませんが、一定期間帳簿や領収書を保存する義務があります。

税務署の監査などがあった場合、これらの書類の提出を求められることがありますので、注意しましょう。

青色申告で保存が必要な書類の保存期間は7年間です。

請求書や納品書など、取引に関して作成したり受け取ったりした書類は5年間の保存が必要です。

7年間保存が必要な書類には、以下のようなものがあります。

• ・帳簿関係
  仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳、経費帳、売掛帳、買掛帳、固定資産台帳など
• ・決算関係
  損益計算書、貸借対照表、棚卸台帳
• ・預金現金取引関係
  領収証、預金通帳、借用証、小切手控えなど

保存期間は、確定申告を3月15日の期限までに行った後、翌日の3月16日から起算して7年間もしくは5年間の保存が必要です。

帳簿類や領収証などの書類関係は、種類も量も多くなりますので、年度ごとにファイリングしたり箱に入れたりして、紛失しないようにしましょう。

10万円控除に必要な「単式簿記」による記帳ルール

青色申告では、最大65万円の青色申告特別控除を受けることができますが、10万円の控除となってもいいという場合は、複式簿記による記帳は必要ありません。

ですから、複式簿記で必要な仕訳帳、総勘定元帳は必要ありません。

必要帳簿は、現金出納帳、経費帳、売掛帳、買掛帳、固定資産台帳の5種類です。

この5種類の帳簿の記載ルールを説明したいと思います。

現金出納帳

すべての現金取引を記録する帳簿です。

売上、仕入、経費の支払い、売掛金、買掛金など、すべての現金取引を記録し、帳簿上の現金残高を計算します。

この帳簿上の現金残高と実際の残高は、一致している必要があります。

また、預金通帳等で代用可能ですが、事業用口座等がある場合は、口座ごとに預金出納帳を作成します。

経費帳

文房具やコピー用紙などの消耗品、交通費、家賃などの経費は、勘定科目ごとに取引日、金額、適用などを記帳します。

なお、経費帳には売上原価（仕入）となるものは記載しませんので、ご注意ください。

売掛帳

商品の売買などにあたって、商品を先に納品して、代金は後日受け取る場合は、売掛金取引となります。

売掛帳には、この売掛金について取引先ごとに記帳します。

一般的な会社同士の取引の場合、毎月20日締めで請求し、翌月15日支払いとなったりします。

そのような場合は、売掛帳へ記帳します。

また、クレジットカード払いで商品やサービスを提供した場合も売掛金（クレジット売掛金）となります。

買掛帳

買掛金は、売掛金と逆の流れです。

商品を仕入れた際には、お金を支払わず、設定した支払日等、後日払うような場合は買掛金取引となります。

買掛帳も、取引先ごとの記帳が必要です。

固定資産台帳

事業で使用する自動車、設備、機械、事務所備品などの固定資産を記録する帳簿です。

固定資産台帳は、資産ごとに名称、購入金額、購入日付などを記帳します。

55万円控除に必要な「複式簿記」による記帳ルール

青色申告で、節税効果の高い青色申告特別控除を最大55万円受けるためには、複式簿記にて帳簿を記帳し、損益計算書と貸借対照表を作成し提出する必要があります。

55万円控除を受けるために必要な帳簿は、10万円控除の場合の帳簿に加えて、「仕訳帳」と「総勘定元帳」の記帳が必要となります。

これら2種の帳簿の記帳ルールについて説明しましょう。

仕訳帳

売上から仕入、家賃や事務用品、消耗品などの経費の支払い、売掛金や買掛金など日々のすべての取引を記帳していきます。

これらの取引は、複式簿記によって記帳する必要があります。

取引ごと、日付順に、借方（左側）、貸方（右側）に勘定科目、金額をそれぞれ記帳していきます。

基本的に、借方と貸方の両側は常に同じ金額になります。

取引パターンは、個人事業の場合、そんなに多くはありませんので、複式簿記の記帳ルールに慣れてくると思いますが、会計ソフトなどを利用すると自動で仕訳してくれますので便利です。

総勘定元帳

作成した仕訳帳を元に、毎日もしくは毎週、毎月といった定期に、仕訳帳のすべての取引を勘定科目ごとに分類して、転記する帳簿です。

勘定科目ごとに、取引の日付、相手方の勘定科目、金額を転記していきます。

勘定科目は、借方、貸方の両方に記載されていますので、それぞれの勘定科目を転記する必要があります。

仕訳帳から転記する際にミスがあると、借方、貸方の計算が合わなくなりますので、十分注意しなければなりません。

65万円の控除を受けるための条件について

青色申告の最大控除は65万円です。

しかし上記で紹介した複式簿記を使ったとしても、控除金額は55万円にしかなりません。

65万円の控除を受けるには、e-Taxでの申告・電子帳簿保存が必要になります。

e-Taxでの申告か、電子帳簿保存のどちらかを行うことで、控除金額が10万円増えて、最大の65万円控除になります。

2022年以降に電子帳簿保存に関する法改正があるため、e-Taxの利用の方がおすすめです。

ここからは最大控除を受けるための条件について詳しく紹介します。

e-Taxで申告する

e-Taxとは、国税庁が運営する電子申告サイトです。

e-Taxを利用すれば、自宅からインターネット経由で確定申告手続きができます。

私は個人事業主で、e-Taxを利用して申告していますが、かなり簡単です。

確定申告は会計ソフトを使って手続きすることが多いと思います。

会計ソフトには、e-Taxとの連携機能がついているものがあります。

会計ソフトで作成した確定申告書・帳簿といったデータをe-Tax経由で申告できます。

e-Taxだけで確定申告するのは使い勝手が悪いため、おすすめしません。

できれば他の会計ソフトで確定申告書・帳簿を作成したうえで、e-Taxに連携しましょう。

注意点は、マイナンバーカードが必須になることでしょう。

電子申告では、マイナンバーカード本体をスマートフォンで読み取る手続きが必要になるため、事前にマイナンバーカードを作成しておいた方がいいです。

電子帳簿保存を行う

電子帳簿保存とは、作成した帳簿データを電子上で保管することです。

e-Taxの利用が面倒であれば、電子帳簿保存だけでも青色申告の最大控除65万円を受けられます。

「データを保存するだけなら簡単」と思うかもしれませんが、適用される形式や事前に申請が必要になるので注意してください。

さらに2022年以降は電子帳簿保存の法改正があり、事前申請がなくなるかもしれません。

電子帳簿保存の法改正はかなり複雑になっており、今後も変更する可能性があるため注意が必要です。

青色申告で困ったら税理士に相談しよう

青色申告の帳簿作成は、年々ルールが変わっています。

以前は複式簿記で帳簿作成すれば最大65万円控除が受けられましたが、現在はe-Taxか電子帳簿保存が必要です。

さらに今後は電子帳簿保存の法改正があるため、また控除の条件が変わるかもしれません。

「絶対に控除で損をしたくない」「間違った申告をして税務調査に入られたくない」という人は税理士への相談がおすすめです。

税務のプロである税理士なら、その時の法律に合わせて的確なアドバイスをしてくれます。

面倒な書類や帳簿作成も代わりにやってくれるので、まるごと手続きを任せられます。

多くの税理士は初回の相談を無料で受け付けているので、まずは相談してみましょう。

まとめ

青色申告で確定申告する場合、複式簿記によって記帳を行い、損益計算書、貸借対照表を作成、提出することで、最大65万円の青色申告特別控除を受けることができます。

青色申告で必要となる帳簿は、複式簿記の場合は特に「仕訳帳」と「総勘定元帳」が重要です。

最近では、会計用ソフトも簡単に入力できるようになっており、面倒な仕訳や転記も自動で行ってくれるものもあります。

自分自身で複数の帳簿を作成することが難しい場合は、いくつかある会計ソフトの導入を検討してみてはいかがでしょうか。