最終更新日：2022/6/6
退職証明書とは？書き方・離職票との違いや発行義務について
この記事の執筆者 税理士 鳥川拓哉
ベンチャーサポート税理士法人 税理士。
大学を卒業後、他業種で働きながら税理士を志し科目を取得。
その後大手税理士法人を経験し、現在に至る。
PROFILE：https://vs-group.jp/tax/startup/profile_writing/#p-tori
この記事でわかること
- 退職証明書と離職票の違いについて知ることができる
- 従業員が退職した時に退職証明書が必要になるケースがわかる
- どのような場合に離職票が必要になるか知ることができる
会社にとって、従業員が入社したり、それまで働いていた従業員が退職したりするのは避けては通れないことです。
特に、従業員の退職は会社の経営上も痛手になる上、多くの書類を作成し、多くの手続きが必要となります。
その時、必要となる書類に含まれるものに、退職証明書と離職票があります。
この両者はどのような違いがあり、どのような場合に作成する必要があるのか、解説していきます。
退職証明書と離職票は何が違う？
従業員が会社を退職した時に、会社が作成する代表的な書類が、退職証明書と離職票です。
ただ、この2つの書類は必ず作成しなければならないわけではなく、作成する必要のない場合もあります。
退職証明書と離職票にはどのような違いがあるのでしょうか。
退職証明書とは
退職証明書は、その名称のとおり、従業員が退職しているという事実を証明するための書類です。
退職してから離職票が作成されるまでの間に、国民健康保険に加入する手続きを行う際には退職証明書が必要となります。
また、退職後にすぐ次の就職先が決まっている場合には、その就職先から提出を求められる場合もあります。
離職票は公的な文書ですが、退職証明書は公的な書類ではなく、決まった書式が定められているわけではありません。
また、会社からすべての退職者に発行する必要はなく、退職者の求めに応じて作成する書類とされています。
したがって、退職者の求めがなければ作成する必要はありませんが、求められれば作成しなければなりません。
離職票とは
離職票は、ハローワークが定める公的な書類の1つです。
勤務していた会社を退職し、雇用保険を受給する手続きのために用います。
離職票も、退職者が希望した場合にのみ作成する必要がある書類です。
また、離職票はハローワークでの失業給付の手続きに必要となるものであり、それ以外の目的のために作成するものではありません。
たとえば、次の会社に就職する際に前職を退職した証明が必要となる場合は、退職証明書を提出することとなります。
そのため、離職票が必要となるかどうかについては、退職者にきちんと確認する必要があるのです。
退職証明書の発行が必要になるケース
退職証明書は、退職した人が確かにその会社を退職したことを証明する書類です。
何故このような証明が必要とされるのかについては、大きく2つの理由が考えられます。
1つは、その人が会社を退職しているので、新しい会社に就職しても問題ないことを証明するためです。
通常は考えられないことですが、会社を正式に辞めていないまま、新しい会社に就職するということはあってはなりません。
そのため、確かに前の会社を辞めていることを前職の勤務先に証明してもらうのです。
もう1つは、その人が会社に在籍していたことを証明するためです。
新しい会社に転職する際に、以前の会社での経験をふまえて採用していることがあります。
しかし、その経歴を偽っていたとすれば、新しい勤務先で大きな問題となります。
そこで、以前にその会社に在籍していたことを証明するために、退職証明書を提出するように求められることがあるのです。
このように、退職証明書は新しい会社から提出することが、最も多いと言えるでしょう。
また、前述したように退職者が次の就職先をまだ決めていない場合には、国民健康保険や国民年金に加入することとなります。
この時には、直前の勤務先で発行してもらった退職証明書が必要とされるのです。
さらに、ハローワークで雇用保険などの手続きを行う際に、離職票が発行されない場合があり、代わりに退職証明書を使って失業給付の手続きを行うことができる場合があります。
退職証明書を発行してほしいと求められた場合には、会社は速やかに作成しなければなりません。
【具体例付】退職証明書の書き方
退職証明書を作成する時には、どのような点に注意して作成する必要があるのでしょうか。
その具体例を確認した上で、作成上の注意点を確認していきます。
退職証明書の記載例
退職証明書は、以下のような書類です。
引用：厚生労働省
なお、退職証明書の書式は法律で定められているわけではありません。
ここで紹介した退職証明書はあくまで一例であり、必ずこの書式と同一でなければならないわけでもなく、会社によって文面や記載方法が異なっていても問題がないものです。
退職証明書の記載事項と注意点
退職証明書には、以下のような記載すべき事項が5つ定められています。
- ①使用期間
- ②業務の種類
- ③事業における地位
- ④賃金（月収か年収のいずれか）
- ⑤退職の事由
なお、④賃金については、新しい会社からの指示にもとづいて月収か年収のいずれかを記載することとされています。
また、⑤退職事由が「解雇」の場合は、その理由もあわせて記載する必要があります。
ただし、退職者がこの5つの記載事項のすべてを記載することを希望しない場合もあります。
その場合は、退職者が希望する項目だけを記載した退職証明書を作成することとされています。
また、新しい会社から指示がある場合には、従業員から伝えられた内容に従って退職証明書を作成します。
なお、退職から2年以上経過した場合は、会社は退職証明書を発行する義務はありません。
退職後2年経過した後に、退職者から退職証明書を求められても、会社は拒否することができるのです。
離職票の発行が必要になるケース
離職票は、退職した従業員が雇用保険の受給を申請する際に必要となる書類です。
そのため、会社の中には、従業員が退職した際には必ず離職票を作成しているところがあります。
しかし、退職した人がすべて雇用保険の受給を行うわけではありません。
すでに次の転職先が決まっている場合などは、雇用保険を受給することができないためです。
そのため、退職する従業員が離職票を必要としているのか、会社に来なくなる前に確認しておく必要があります。
その上で、失業給付を受けるために必要になると確認できた場合には、会社は作成を拒否することはできないのです。
なお、退職する従業員が59歳以上の場合は、本人が離職票の交付を希望しない場合でも、離職票を交付しなければなりません。
これは、59歳以上の人は、今後、高年齢雇用継続給付の対象となるためです。
そして、支給される給付金の額を算定する際には、離職票に書かれた賃金を用いることとなるのです。
【具体例付】離職票の書き方
それでは、離職票とはどのような書類なのでしょうか。
その作成上の注意点を確認しながら、どのような書類なのかを解説していきます。
離職票の記載例
ハローワークのホームページでは、離職票の記載例が紹介されています。
ハローワークで公表している雇用保険被保険者離職票－2の記載例は以下のとおりです。
離職票の左ページは、離職者の氏名や事業所の名称などの情報が記載されています。
また、離職の日以前の賃金の支払い状況について記載することとされています。
どれだけの期間に賃金が支払われたのかを確認することで、雇用保険の受給資格があるかどうかを確認します。
また、賃金としていくら支払われたのかを確認して、雇用保険の支給額の計算を行います。
離職票の右ページは、離職した理由を記載します。
事業所が倒産したのか、定年を迎えたのか、あるいは自己都合によるものなのか、該当する理由に印をつけます。
また、最下部には具体的事情記載欄が設けられているため、会社は「自己都合による退職」などと記載します。
離職者も記載することとされているため、同じように記載するか「同上」と記載します。
離職票作成上の注意点
離職票作成時に間違えやすいのが、賃金の記載欄です。
賃金の額を記載する欄にはAとBがありますが、Aについては月給を記載します。
また、Bには日給を記載することとされています。
この賃金には、賞与として支給された金額は含まれないため、間違えて加算しないように注意が必要です。
さらに、退職金もこの賃金の額には含まれません。
賞与や退職金は、ここにいう賃金には該当しないことを忘れないようにしましょう。
離職票の作成手順
離職票は、退職者が雇用保険の手続きを行う際に必要となります。
この離職票を発行するためには、会社が所定の手続きを行う必要があります。
従業員が退職した会社は、退職して被保険者資格を失った日の翌日から10日以内に、離職証明書をハローワークに提出します。
従業員が退職した後でなければ離職証明書は提出できない一方、退職したらすぐにハローワークに提出しなければなりません。
そのため、あまり時間的な余裕はなく、事前にできる限りの準備をしておく必要があります。
従業員が退職することが決まり、その退職日も確定したら、従業員に離職票の作成の有無を確認しましょう。
そして、離職票が必要ということであれば、そのために必要な離職証明書の作成を行っておきましょう。
また、事前に過去の賃金台帳などから賃金を確認しておき、記載できるところまで離職票の作成もしておくようにします。
すると、従業員が退職してから限られた時間内に行わなければならない手続きも、スムーズに進みます。
まとめ
会社を経営していると、新たに従業員を採用する場合も従業員が退職する場合も、様々な手続きを行う必要があります。
その手続きの中には、会社にとっては何らかのメリットがあるわけではないものの、必ず行わなければならないものがあるのです。
退職証明書の作成や離職票の作成は、従業員のために行わなければならないものとして、法律で義務付けられているものです。
従業員の求めに応じて、法的に不備のない書類を作成し、会社としての役目を果たすようにしましょう。
