退職勧奨による退職は原則会社都合になる！自己都合との違いや離職票の書き方

退職勧奨は解雇とは異なり、会社が従業員に退職を促し、労使合意の上で退職に至る手続きです。
原則として会社都合退職となりますが、手続きや離職票の記載方法を誤ると、従業員とのトラブルへ発展するケースも少なくありません。
一方で、適切な手順で行えば、不当解雇と判断されるリスクを抑えつつ、円満な退職につなげやすい側面もあります。
担当者は、退職勧奨を行った場合の退職区分の取扱いを含め、実務上の注意点を事前に確認しておきましょう。

この記事では、退職勧奨が原則として会社都合退職とされる理由を踏まえ、会社側が知っておかなければならないポイントを詳しく解説します。

退職勧奨とは

退職勧奨とは、会社が従業員に対し、退職という選択肢を提示して検討を促す行為です。
解雇のように会社が一方的に行う処分ではなく、あくまで「退職を求める提案」であり、従業員が同意した場合のみ、合意退職として成立します。

結果として会社と従業員の双方が納得しやすく、後々のトラブルに発展しにくい点が特徴です。

退職勧奨が行われるケース

退職勧奨は円満な退職を目指す手段として、様々な場面で用いられます。

たとえば、従業員の問題行動が改善しない場合や、事業縮小・組織再編により人員調整が必要になった場合などです。
このように解雇が検討されるような場面において、まずは退職勧奨を行い、話し合いによる解決を目指します。
一般的には、従業員に対して退職金の上乗せや退職時期の融通、再就職支援などの条件が一緒に提示されます。

なお、従業員が退職勧奨に応じなかった場合、退職は成立しません。
その場合、会社は配置転換や解雇などの別の対応を検討する必要があります。

退職勧奨と解雇の違い

退職勧奨と解雇の最も大きな違いは、従業員の合意があるか否かです。
退職勧奨が労使合意の上で退職するのに対し、解雇は会社が一方的に労働契約を終了させる手続きという違いがあります。

解雇において従業員の同意は不要で、原則拒否できません。
従業員は生活の糧を突然失う状況になるため、解雇は会社側に法律上の要件や手続きが厳しく設定され、無効と判断されるリスクも高くなります。

両者は形式だけでなく、会社に求められる手続きやリスクの大きさが大きく異なる点に注意が必要です。

会社都合退職と自己都合退職の違い

退職時の離職理由は「会社都合退職」と「自己都合退職」に分けられます。
しかし、これらの言葉は法律上の用語ではなく、主にハローワーク（公共職業安定所）での手続きで用いられる言葉です。
両者の区分は、従業員が雇用保険の失業手当（失業保険）を受給する際や、会社の助成金支給要件を判断する場面などで重要な意味を持ちます。

特に失業手当を受け取るための要件や給付制限期間の有無、給付日数の長さに違いが生じる点が大きなポイントです。
これらは退職後の従業員の生活への影響が大きいため「会社都合退職か否か」は労使間トラブルが発生しやすい原因になっています［注１］。

会社都合退職の場合、退職者は「特定受給資格者」となり、失業手当に優遇措置がありますが、自己都合退職の場合、原則優遇措置はありません。
しかし、自己都合退職であっても、やむを得ない事情があると判断される場合「特定理由離職者」として、一部優遇措置が設けられています［注２］。

では、離職理由と失業手当上の取扱いを区分ごとに整理していきましょう。

失業手当の給付日数は、雇用保険の加入期間や過去の受給状況、詳細の離職理由などの要素によって異なります。

なお、実際の受給資格の認定は、離職票の記載内容やハローワークの判断により行われる点に注意が必要です。
受給資格に関わる離職理由のより詳細な条件は、ハローワークの公表する基準を個別に確認してください［注３］。

［注１］Ｑ＆Ａ～労働者の皆様へ（基本手当、再就職手当）
［注２］基本手当の所定給付日数
［注３］特定受給資格者及び特定理由離職者の範囲の概要

退職勧奨は会社都合退職になる

退職勧奨によって退職に至った場合、原則として会社都合退職として扱われます。
両者を区別する根拠は、会社や退職者の主観ではなく、失業手当の受給資格に関する判断基準に基づきます。
「事業主から直接もしくは間接に退職するよう勧奨を受けたことにより離職した者」は特定受給資格者（会社都合退職者）とされるためです。

重要な点は「会社の働きかけによって退職に至ったか否か」であり、退職勧奨に至った理由や背景の詳細は問われません。
経営上の事情であっても、従業員の問題行動がきっかけであっても、退職勧奨によって離職した以上、原則として会社都合退職と判断されます。
これは、退職勧奨が会社の判断や都合に基づく行為であり、従業員が自ら望んで退職したとは言い切れない側面があるためです。
こうした事情を踏まえ、失業手当の給付においては特定受給資格者として一定の配慮がされます。

なお、会社が早期退職者向けに一定の優遇制度を設け、従業員が自発的に応募して退職した場合は、原則として退職勧奨には該当しません。

会社が退職勧奨をするメリット

会社が退職勧奨を行うメリットは、解雇リスクを抑えつつ、話し合いによる円満な解決を目指せる点です。
結果として、紛争リスクや対応にかかる時間・金銭的な負担を軽減できる可能性もあります。

退職勧奨による合意に至れば、会社と従業員双方にとって納得感のある解決につながりやすくなります。
ここでは、メリット面を確認していきましょう。

解雇を回避できる

退職勧奨の最大のメリットは、解雇を回避できる点です。
解雇を行う場合、会社は法律上の厳しい要件や手続きを慎重に満たす必要があります。

まず、解雇は客観的に合理的な理由があり、社会通念上相当と認められなければなりません（労働契約法16条［注４］）。
この判断は、解雇に至るまでの配置転換などの解雇回避努力、社内規程との整合性、他の従業員との処分のバランスなどを踏まえ、総合的に行われます。

たとえば、遅刻や欠勤などの問題行動があっても、十分な指導を行わずに直ちに解雇する行為は、重過ぎる処分と判断される恐れがあります。
解雇はあくまでも最終手段であるため、会社は適切な時期と方法で指導を行い、解雇を回避するための対応を尽くさなければなりません。

さらに、解雇を行う際は、原則として30日以上前の予告、または30日分以上の解雇予告手当の支払いが必要とされています（労基法20条［注５］）。

退職勧奨で従業員の合意を得られれば、解雇そのものを行わずに済むため、これらの要件は求められません。
結果的に、不当解雇が争われるリスクも抑えられます。

円満な問題解決を図れる

退職勧奨は一方的な解雇とは異なり、合意に至るまでの過程で従業員と十分な話し合いや交渉の機会を持てる点も特徴です。
退職勧奨を行う以上、従業員に心理的な負担や不安を与える可能性は否定できません。

しかし、丁寧な説明を行い、退職時期や退職金、再就職支援などについて条件を示せば、従業員が納得しやすい形でスムーズな合意を目指せます。
特に、会社都合退職となる点は、失業手当の優遇があり、退職後の従業員の生活にも有益な点が大きいため、合意を得やすくなります。
結果的に、労使間の対立を深めず、円満な問題解決が可能です。

時間や費用コストの削減

退職勧奨を行わずに解雇に踏み切ると、かえって時間や金銭面のコストが膨らむ恐れがあります。

たとえば、従業員の問題行動を理由に解雇を行う場合、事前の指導や注意、段階的な懲戒処分の積み重ねなど、相応の時間と労力が必要です。
手続きを誤って不当解雇が争われた場合、裁判などにも費用・時間のコストがかかります。
解雇が無効と判断された場合、未払い賃金（バックペイ）の支払いも加わるため、会社の金銭的負担が大幅に増える可能性も否定できません。

退職勧奨によって合意を得られれば、こうした紛争対応を回避でき、結果的に時間・金銭的コストの削減につながる可能性も大きなメリットです。

［注４］労働契約法／ｅ－Ｇｏｖ
労働契約法16条

［注５］労働基準法／ｅ－Ｇｏｖ
労働基準法20条

会社が退職勧奨をするデメリット

会社都合退職自体が法令違反となる、あるいは会社に罰則が科される理由にはなりません。
しかし、助成金の受給要件や特定技能外国人の雇用、社内の雰囲気や他の従業員に影響が生じます。
解雇に比べてリスクを抑えやすい手段ではありますが、不当解雇トラブルを完全に回避できない点にも注意が必要です。

会社は、退職勧奨のデメリットを理解した上で、慎重に手続きを進める必要があります。
どのようなデメリットがあるのでしょうか。

助成金・特定技能外国人雇用への影響

雇用保険を財源とする助成金には多くの種類があり、それぞれに支給要件が定められています。
申請に求められるすべての要件を満たさなければ、助成金は受給できません。
多くの助成金に共通する条件のひとつとして「一定期間内に会社都合退職者が発生していないこと」が求められています。

そのため、申請予定の助成金が申請できなくなる可能性や、その後一定期間、助成金申請の対象外となる点に注意が必要です。
申請中の助成金があった場合、審査が通らなくなる可能性もあるため、会社の予算計画や資金繰りにも影響が生じます。

さらに、特定技能制度を利用して外国人を受け入れている企業（特定技能所属機関）も注意が必要です。
受入れ基準として、退職勧奨を含む会社都合退職者（非自発的離職者）を発生させていないことが求められています［注６］。
この要件は契約締結前の一定期間だけでなく、契約締結後も継続して満たさなければなりません。
知らずに退職勧奨を行うと、会社の人事戦略面に支障が生じるため、十分な確認が必要です。

他の従業員へのネガティブな影響

退職勧奨は、対象となった従業員だけでなく、周囲の従業員にも心理的な影響を与えます。
特に、人員整理や経営上の理由が背景にある場合「次は自分ではないか」という不安が広がりやすくなるため、注意が必要です。
結果的に、職場の雰囲気が悪化することや、会社の経営状況や将来性に対する不安が高まる恐れもあります。
場合によっては、不安を感じた従業員が転職活動を始めるなど、連鎖的な離職や優秀人材の流出につながる可能性も否定できません。

不当解雇リスクは残る

退職勧奨は、解雇リスクを抑える手段ではありますが、進め方を誤れば不当解雇トラブルに発展する可能性があります。
特に、会社側が退職勧奨を「解雇を回避するための便利な手段」と誤解していると、起きやすいケースです。

たとえば、従業員の同意が得られていないのにも関わらず強引に退職させると、実質的な解雇と評価される可能性が高まります。
たとえ形式上は合意退職が成立していても、後から「実質的には解雇だった」と主張され、不当解雇が争われるケースも少なくありません。
そのため、退職勧奨を行う際も、手続き面での正当性や慎重さが求められます。

［注６］特定技能外国人受け入れに関する運用要領

会社側の離職票の記載内容・書き方

従業員が退職する際、会社は「離職票」の交付に関する手続きを行います。
離職票は、従業員が退職後に失業手当を受給するために必要な重要書類です。

原則として従業員から希望があった場合に手続きをすれば足ります。
しかし、退職時に59歳以上である従業員については、本人の希望にかかわらず、必ず手続きをしなければなりません。

実際には、会社がハローワークへ提出する「離職証明書」をもとに、ハローワークが「離職票」を作成・交付します。
そのため、会社はまず離職証明書を正確に作成し、期限内に提出しなければなりません。
特に退職理由の記載内容は、失業手当の取扱いに直接影響するため、慎重な対応が求められます。

離職票交付までの流れ

離職証明書は、原則として、従業員が退職した日の翌々日から10日以内に、事業所を管轄するハローワークへ提出します。
用紙は複写式となっており、ハローワーク窓口での入手や郵送での取り寄せが一般的ですが、電子申請も可能です。

まず従業員から離職票の交付を希望する旨の連絡を受け、会社が離職証明書をハローワークへ提出します。
ハローワークは、提出された内容を確認した上で離職票を作成し、事業主に交付します。
その後、会社がハローワークから受け取った離職票を退職者へ送付する、という流れが基本です。

なお、2025年１月20日以降は、一定の条件を満たした退職者は、マイナポータルを通じて離職票を直接受け取ることができます［注６］。
会社側の送付作業が不要となり、退職者にとっても受け取りまでの待ち時間が短縮される点がメリットです。

離職理由の記載方法

離職証明書には、退職者の氏名や個人番号、雇用保険の被保険者番号の他、離職年月日や賃金の支払状況、そして離職理由を記載します。
離職理由は、あらかじめ用意された選択肢の中から該当する欄に丸をつける方式です。

退職勧奨によって退職に至った場合は「事業主からの働きかけによるもの」のうち「希望退職の募集又は退職勧奨」欄に丸をつけます。
事業主と離職者それぞれに、離職理由の具体的な事情を記載する欄があるため、事業主欄に退職勧奨である旨とその経緯を簡潔に記載します。

離職者欄は離職者本人が記載するため、会社の担当者は記入できません。
さらに「離職者本人の判断」という欄があり、事業主が選択した離職理由に異議があるかを本人が意思表示します。
最後に離職者本人が、署名または記名押印を行います。

従業員から異議ありの意思表示がされていても、ただちに従業員の主張が認められるわけではありません。
事業主と離職者の記載内容に食い違いがある場合は、ハローワークが退職届の有無や記載内容、経緯などを踏まえ、最終的な離職理由を判断します。

［注６］2025年１月から、希望する離職者のマイナポータルに「離職票」を直接送付するサービスを開始します！

退職勧奨の注意点

前述したように、退職勧奨は、解雇を回避しつつ雇用関係を終了させたい場合に有効な手段です。
しかし、手続きを誤ると、後から不当解雇として争われる可能性が残ります。
形式上は「合意による退職」であっても、会社の言動や対応次第では、実質的には解雇と判断される余地があるためです。

退職勧奨の場面では、実質的な解雇と判断されないために、いくつか注意しなければならない点があります。
たとえば、ハラスメントに該当する言動や、応じなければ不利益を受けるかのような圧力をかける行為を行なってはいけません。
会社の担当者は、注意点をあらかじめ理解した上で、冷静かつ慎重に手続きを進める姿勢が重要です。

ハラスメントにあたる言動をしない

ハラスメントは、どの場面においても許されない行為ですが、退職勧奨の場面では、特にトラブルに直結しやすくなります。
発言内容の録音やメモが証拠として提出された場合、手続きの適法性が問われ、不当解雇問題に発展するケースも少なくありません。

たとえば「給料泥棒」「会社に必要ない」など、人格を否定する言葉で退職を迫る行為は、ハラスメントと評価されやすく、不適切です。
妊娠や出産、育児・介護中の事情を理由に「周囲に迷惑がかかるから辞めてほしい」と伝える行為も、ハラスメントに該当する可能性があります。

ハラスメントによる会社側の不法行為が認められた場合、慰謝料や損害賠償の支払いなどに発展する恐れもあります。
退職勧奨は、評価や感情をぶつける場ではなく、あくまで冷静に選択肢を提示する場面だという意識が重要です。

退職を強要するような言動を避ける

退職勧奨は、あくまで従業員の意思を尊重した「提案」にとどめなければなりません。
退職勧奨という形を取っていても、脅迫的な発言や暴力・威圧的態度によって受け入れさせる行為は退職強要と判断される可能性があります。
たとえば「退職勧奨に応じるまで帰さない」「退職届を書け」などという発言があった場合、正式な合意が得られたとは言えません。
内容次第では、実質的な解雇と判断される可能性があるため、注意が必要です。

不当なプレッシャーをかけない

退職勧奨が成立させるためには、従業員の自由な意思に基づく合意が求められます。
合意が得られない場合に、減給や降格、解雇といった不利益な取扱いを示唆する言動は、従業員の自由な意思を阻害する行為です。
繰り返しの退職勧奨や長時間の拘束、大人数で説得する行為も不当なプレッシャーと判断される可能性があります。
退職勧奨を行う際は「本人が断る選択肢を持っているか」という視点を意識した、慎重な対応が求められます。

まとめ

退職勧奨によって退職に至った場合、原則として会社都合退職として扱われます。
不当解雇と争われるリスクを抑えつつ、話し合いによる円満な解決を目指せる点は、会社にとって大きなメリットです。

一方で、会社都合退職は助成金の支給要件や他の従業員に影響が生じる場合があり、進め方を誤れば不当解雇と判断される可能性も残ります。
退職勧奨を行う際は、法的リスクを踏まえた慎重かつ適正な対応が不可欠です。

退職勧奨の手続きや判断に迷う企業様は、VSG弁護士法人へぜひご相談ください。