大阪弁護士会所属。京都市出身。
労働環境が激変する現代において、企業が直面する労務リスクは経営の根幹を揺るがしかねない重要課題です。私は、大学卒業後のIT企業勤務、経営コンサルタント、企業役員といった10数年のビジネス現場での経験を経て弁護士となりました。
法律はあくまで手段であり、目的は「企業の持続的な成長と安定」であるべきだと考えています。そのため、単に「法的に可能か不可能か」を答えるだけでなく、現場のオペレーションや事業への影響、経営者の想いを汲み取った上での「最適な次の一手」を提示することを最優先しています。
使用者側（企業側）の専門弁護士として、労働紛争の早期解決はもちろん、トラブルを未然に防ぐための強固な労務基盤の構築を支援いたします。経営者の皆様が事業に専念できるよう、法的側面から強力にサポートさせていただきます。
PROFILE：https://vs-group.jp/lawyer/profile/fukunishi/
書籍：「事業をやり直したい」と思ったときの会社のたたみ方
監修：プロが教える！失敗しない起業・会社設立のすべて
共著：民事信託 ――組成時の留意点と信託契約後の実務
この記事でわかること
就業規則は労働者が10人以上となった場合に作成・届出が義務づけられている他、労務トラブルの防止に欠かせない存在です。
しかし「何をどこまで記載しなければならないか」「テンプレート通りで問題ないのか」など、作成について悩む担当者も少なくありません。
法律の要件を満たさない場合や自社に適さないルールは、会社に不利益をもたらす恐れもあります。
労使間のトラブルを未然に防ぎ、自社に適した規程をつくるためには、法律の知識が重要です。
この記事では、就業規則の基本知識から作成方法、記載内容のポイント、届出・周知までの流れを詳しく解説します。
目次
就業規則とは、労働時間や賃金、休日、服務規律など会社の基本的な労働条件をまとめたルールブックです。
労働基準法89条［注１］で、作成・届出義務、記載内容が定められています。
法令に沿って適切に作成された就業規則上の労働条件は法的効力を持ち、労使間トラブルの解決における重要な判断材料として扱われます。
［注１］労働基準法／ｅ－Ｇｏｖ
労働基準法89条
常時10人以上の労働者を使用する事業場は、就業規則を作成し、所轄の労働基準監督署へ届出をしなければなりません。
作成義務があるのにも関わらず対応しない状態は違法となり、是正勧告や労基法120条［注２］に定められる罰則（30万円以下の罰金）の対象となります。
人数にはパートやアルバイトも含まれますが、代表取締役や役員は含まれません。
派遣労働者は派遣先ではなく、派遣元の会社の労働者としてカウントされます。
労働者が10人未満の場合、作成義務はありませんが、トラブル時の判断基準が不明確となり、問題解決が長期化・深刻化するリスクが高まります。
そのため、労働者が１人であっても、トラブル予防や職場環境整備のために就業規則を作成しておく対応が望ましいといえるでしょう。
［注２］労働基準法／ｅ－Ｇｏｖ
労働基準法120条
「事業場」とは企業単位ではなく、実際に業務が行われている物理的な拠点を指します。
たとえば、本社と営業所が別の場所にあり、それぞれに10人以上の労働者がいる場合は、事業場ごとに就業規則の作成と届出が必要です。
例外として、工場内にある診療所など、同じ敷地内であっても労働内容が大きく異なる場合は、別の事業場として判断されます。
就業規則がすべての労働者に一律で適用される労働条件であるのに対し、労働契約は労働者個人と会社との間で取り決める点が大きな違いです。
原則は就業規則の内容が個別の労働契約よりも優先されますが、就業規則よりも有益な個別の労働条件は優先されます。
個別の契約を結ぶ労働者がいる場合は、双方の整合性の確認が重要です。
就業規則は、法律では詳細が定められていない労働条件や職場のルールを明確に示し、労使間トラブルを防止する役割を担います。
自社に適した規則を整備し、安定した会社運営につなげるためには、作成意義の正しい理解が重要です。
ここでは、就業規則を作成する主な意義について解説します。
賃金や労働時間、休日などは、労働者が働く上で重要な基本的労働条件です。
また、休職制度の有無や副業の可否、定年年齢や継続雇用制度などは会社の裁量が認められており、労働者にとっても関心の高い項目です。
これらのルールが就業規則により明確であれば、労働者の不安や誤解が減り、安心して働ける環境が整うでしょう。
バックオフィス担当者にとっても、人事労務運用や勤怠管理における判断基準が明確になります。
担当変更時でも一貫した社内対応やスムーズな引継ぎができ、対応のばらつきが抑えられ、企業運営が安定する点がメリットです。
就業規則により社内ルールや禁止事項が共有されていれば、労使双方の認識が一致し、トラブル予防となります。
たとえば、ルールが曖昧なまま副業を許可してしまうと、過重労働や競合他社への情報漏洩リスクが高まります。
詳細のルールが決まっていれば、会社と労働者間の信頼関係を維持しながら運用することが可能です。
また、労務トラブルが裁判など法的対応に発展した場合、就業規則は判断基準として大きな役割を果たします。
規程が曖昧または未整備だと主張の正当性を裏付けられず、会社の対応が不当と判断される恐れがあります。
問題行動が見られる労働者に対し懲戒処分を行う場合や、残業・休日出勤・異動・労働条件の変更などを行う際は根拠となる規程が必要です。
規程による根拠がないまま業務命令や懲戒を行うと、不当な処分と判断され、会社の責任が問われる可能性があります。
特に裁判や労働紛争に発展した際、就業規則は判断基準として重視されるため、規程の整備と実態を一致させた運用が重要です。
一部の助成金や支援制度では、対象制度の明文化が申請要件となる場合があり、就業規則で規定する方法が最も一般的です。
具体的な内容は助成金の内容と要件により異なりますが「キャリアアップ助成金」では、正社員への転換の明文化が申請要件となるケースがあります。
就業規則作成時や制度導入を検討する際は、助成金活用の可否も合わせて確認すると効果的です。
就業規則には決まった形式がないため、原則として自由に作成できますが、すべてをゼロから作ると実務上の負担が大きくなります。
テンプレートの活用や専門家への相談など、自社の実情に合わせて規程を整える方法が一般的です。
初めて就業規則を作成する際に参考にしやすいのが、厚生労働省が公開している「モデル就業規則」です。
無料で利用できるテンプレートで、労働基準法などの法令に基づいて構成されているため、基本となる就業規則の作成に適しています。
しかし、あくまで一般的な内容に留まっているため、会社独自の就業体系や人事評価、職場のルールまでは反映されていません。
テンプレートをそのまま使用するのではなく、自社の実態に合わせて内容を追加・削除しながら作成しましょう。
就業規則は労働条件の根拠となり、トラブル時には解決の判断基準として扱われます。
モデル就業規則やその他のテンプレートをそのまま使用すると、自社の実態と合致せず、法的対応が求められた場合に不利益に働く恐れがあります。
特に懲戒処分など法的判断が分かれやすい項目については、社会保険労務士や労務問題に精通した弁護士への相談が有効です。
専門家が関与すれば、法改正への対応や訴訟リスクを踏まえた規程設計が可能となり、作成後の適正な運用についてもサポートを受けられます。
自社に合った安全な就業規則づくりやリスクチェックをご希望の企業様は、VSG弁護士法人へお気軽にご相談ください。
就業規則に記載しなければならない内容は、大きく次の３つに分かれます。
以下では、それぞれについて詳しく解説します。
絶対的必要記載事項とは、労働基準法によって就業規則への記載が義務づけられている項目です。
具体的には、次のような内容です。
これらの記載がない場合は就業義務の作成義務を果たしていないため、抜けや漏れがないように注意しましょう。
相対的必要記載事項とは、会社が何らかの制度や運用を設ける場合、記載しなければならない項目です。
会社で定着している運用や取り決めの中に該当する事項があれば、就業規則への記載が求められます。
具体的には、次のような内容です。
たとえば、賞与を支給する場合や懲戒処分を行う場合は、その種類や程度について明記しなければなりません。
任意記載事項とは、法令で記載が定められていない項目について、企業が自由に記載できる事項です。
具体的には、次のような内容です。
なお、記載した項目の法的効力や合法性が必ず認められるわけではありません。
就業規則を作成する際は、適用対象となる労働者の範囲や法令との整合性、適正な過半数代表者の選出、定期的な見直しがポイントです。
ここでは、それぞれのポイントを詳しく解説します。
正社員とパート・アルバイトなどで働き方が異なる場合、同じ内容の就業規則をすべての労働者に適用するのが適切でないケースがあります。
このような場合、ベースとなる就業規則に加えて、別の労働者区分向けの就業規則も同時に作成・適用することが可能です。
運用の際は、ベースとなる規程に「適用・除外の対象範囲」を明記し、除外対象の労働者には別規程を適用させます。
たとえば、正社員向けの就業規則をベースとし、アルバイトをその規程から除外して「パート・アルバイト就業規則」を別に定めます。
自社の雇用形態や運用実態に合わせて別規程を用意すれば、無理のない制度運用が可能です。
労働条件は、就業規則だけでなく、個別の労働契約や労働協約（労働組合と会社が締結する条件）などからも決まります。
複数の条件が適用される場合、原則の優先順位は以下の通りです。
法令→労働協約→就業規則→個別の労働契約
就業規則よりも有益な労働契約は優先されますが、労働協約に違反する就業規則や労働契約は有益な条件であっても無効となる点に注意が必要です。
なお、労働協約の適用対象は一部の例外を除いて、組合員に限られます。
法律で定められた労働条件を下回る内容は、労働者との同意があっても認められません。
たとえば、１日の労働時間を10時間と合意しても、法定労働時間である８時間が強制的に適用されます。
就業規則を作成または変更する際には、労働者の過半数代表者の意見を聞く必要があります。
具体的には、その事業場において労働者の過半数で組織する労働組合がある場合はその労働組合、ない場合は過半数代表者です。
過半数代表者は会社が指名するのではなく、挙手や投票、持ち回りなど民主的な方法で選出しなければなりません。
選出手続きが不適切な場合は意見聴取義務が果たされなかったと判断され、後の就業規則の効力に影響が生じる可能性があります。
就業規則は一度作成して終わりではなく、継続的な確認が必要です。
事業規模の変更や人員構成の変化、法改正や制度変更といった事情が生じた際は、必ず内容を確認し、必要に応じて改訂しましょう。
就業規則が古くなり、規程が実態とかけ離れていても労働条件として認められてしまうため、トラブルに発展するリスクが高まります。
就業規則は作成だけではなく、所轄の労基署への届出と労働者への周知までが法律で義務付けられています。
この一連の手続きは新規作成の際だけではなく、法改正などに伴う変更時にも同様に必要です。
特に、労働者に不利益となる内容変更を行う際は、合理性が厳密に求められます。
ここでは、実務での主な流れを解説します。
就業規則の作成時は、自社の労働条件や運用実態を把握し、内容を検討する過程が重要です。
主に検討しなければならない内容には、次のような項目が挙げられます。
管理職だけではなく、一般労働者の意見も事前に調査しておくと、実態に沿った規程が作りやすくなります。
また、過去の労務トラブルから内容を検討する視点も有効です。
方針が定まったら「絶対的必要記載事項」「相対的必要記載事項」「任意記載事項」を参考に、案を作成します。
「モデル就業規則」などのテンプレートを活用しながら確認すると抜けや漏れの防止になります。
専門家への相談は、この段階からの依頼が効果的です。
作成した就業規則について、労働組合または労働者の過半数代表者から意見を聴取する義務があります。
なお、あくまでも意見聴取であり、同意を得ることまでは求められていません。
反対意見があっても手続きが適正であれば就業規則は有効です。
意見の内容は必ず「意見書」として書面で残します。
フォーマットは任意ですが、厚生労働省のテンプレートが参考になります。
届出時に添付する必要があるため、事前に準備しておきましょう。
参考：「様式集」（厚生労働省）
常時10人以上の労働者がいる事業場は、作成した就業規則を遅滞なく労基署へ届け出る義務があります。
10人未満の事業場は届出の義務はありませんが、届出自体は差し支えありません。
届出時の提出書類は以下の通りです。
形式に問題がなければ受理されますが、受理された事実が就業規則の内容の合法性を保証するわけではない点に注意が必要です。
届出後、就業規則の内容を労働者が常に確認できる形式で周知する義務があります。
就業規則変更時はその都度、再周知しなければなりません。
主な周知方法は以下の通りです。
鍵付きキャビネットに保管して労働者が確認できない状態では、就業規則としての効力が否定される可能性もあります。
確実な周知を行う工夫が求められます。
就業規則を労働者に不利益な内容に変更する場合は、慎重な対応が必要です。
原則、会社が一方的に不利益変更を行うことは認められず、変更の合理性、労働者の個別の同意が求められます。
合理性とは、労働者の受ける不利益の程度や必要性、内容、会社の経営状況などから総合的に判断されます。
変更にあたっては、内容だけではなく経緯や理由も含めて丁寧に説明し、同意を得た上で作成・再周知しなければなりません。
適切な手続きを経ていない場合、変更自体が無効となる恐れがあります。
就業規則は、10人以上の労働者を雇用する事業場で作成・届出が義務付けられています。
作成を「義務」として捉えるだけでなく、会社の方針を明確にし、将来的なトラブル予防につなげる機会として活用する意識が大切です。
まずは自社の現状を把握し、テンプレートの活用や専門家のサポートを受けながら、実態に合った規程を整備しましょう。
不安がある場合や、現状の規程が適切か確認したい場合は、労務問題に精通したVSG弁護士法人への相談がおすすめです。
