この記事でわかること
従業員が欠勤すると、勤怠管理では他の休みと区別する必要があり、給与計算では控除の処理が発生します。
さらに、欠勤が続く状況を放置すると職場の風紀にも悪影響が生じるため、担当者は早期に理由を確認し、改善指導の対応が求められます。
欠勤は法律による明確な取り扱いが決められていないため、社内規程の整備や正しい給与計算が重要です。
この記事では、欠勤の基礎知識や休暇などとの違いに加え、給与計算の方法、従業員への対応方法と注意点を詳しく解説します。
目次
欠勤とは、本来勤務しなくてはならない日に、従業員の個人的な都合で業務に就かなかった状態を指します。
主な理由としては、体調不良や育児・介護などの家庭事情、有給休暇を使い切った後の休みなどが挙げられます。
欠勤の取り扱いについては、労働基準法などの法律に明確な定義や細かな規程が存在しません。
そのため、原則は就業規則や給与規定など、会社が定める社内ルールに基づいて判断します。
一般的には「ノーワーク・ノーペイの原則」により、欠勤した時間分の賃金は支払われず、給与から控除される扱いとなります。
欠勤に対する基本的な考え方は、パート・アルバイトを含め雇用区分にかかわらず共通です。
一方で、賃金控除の方法や取り扱いは、雇用形態や就業規則、労働契約の内容が影響する場合があるため、注意して確認する必要があります。
休暇とは、本来勤務しなければならない日において、従業員の持つ権利によって労働義務が免除される日です。
休暇は以下の２種類に分かれます。
これらのうち、休暇中の賃金支払い義務が法律で明確に定められているのは「年次有給休暇」のみです。その他の法定休暇や法定外休暇は、賃金を支払うかどうかは会社の規定により異なります。
一方、欠勤は本人都合の不就労であるため、懲戒の対象や人事評価に影響する可能性があります。
これに対して休暇の取得は従業員の権利であるため、取得を理由に懲戒の対象とする、あるいは不利益な評価をしてはいけません。
また、有給休暇の付与に必要な出勤率の計算では、休暇取得日は「出勤したもの」として扱われますが、欠勤の場合はこの扱いにはなりません。
休業とは、勤務日に従業員に就労意志がある状態において会社都合で休む日や、法律の制度により労働が免除される日を指します。
会社都合の休業とは、業績不振による休業だけではなく、機械の故障や資材不足などによる一時的な事業停止も含まれます。
この場合、会社は従業員に対して休業手当（平均賃金の６割以上）を支払わなければなりません。
有給付与に必要な出勤率の計算では、会社都合の休業日は全労働日から除外されますが、欠勤の場合は除外されない点が異なります。
法律の制度による休業とは、主に産前産後休業、育児・介護休業などがあり、原則は無給です。
有給付与の出勤率の計算では「出勤したもの」として取り扱われます。
公休とは、シフトや就業規則などで決められた元々労働義務がない日を指し、賃金支払い義務もありません。
具体的には、週１日の法定休日や会社が定める休日などがあります。
人事評価上の扱いや有給付与の計算に関わるため、勤怠管理上では「休暇・休業・欠勤」との区別が重要です。
欠勤があった場合は、欠勤した時間分を控除する処理が一般的です。
ここでは、一般的な計算方法と具体例を解説しますが、あくまでも参考例であり、実務においては社内規程に基づいた計算が前提となります。
月給制では「日割り」または「時間割り」で控除する処理が一般的です。
計算に用いる「月の所定労働日数（時間数）」は会社によって異なり、月によって変動する場合もあります。
会社によっては「１カ月あたりの平均所定労働日数(時間数)」を控除基準とするケースもあるため、必ず社内規程を確認しましょう。
１日単位で従業員が欠勤した場合は、欠勤日数に基づいて控除額を日割り計算します。
例：
250,000円÷20日＝12,500円…１日あたりの賃金
12,500円×２日=25,000円…欠勤日数に基づく控除額
遅刻や早退などで時間単位の欠勤が生じた場合、欠勤時間数に基づいて控除額を計算します。
例：
250,000円÷160時間＝1562.5円…１時間あたりの賃金
1562円×２時間=3,124円…欠勤時間に基づく控除額
なお、欠勤控除の計算において１円未満の端数は切り捨てが原則です。
時間も原則１分単位で集計し、10分の遅刻を15分や30分に切り上げる行為は禁止されています。
切り上げると実際に働いた時間分まで賃金を控除してしまい、従業員にとって不利な扱いとなってしまうためです。
時給制の場合、欠勤分は「時給 × 欠勤した時間数」で控除額を計算します。
例：
1,500円×３時間=4,500円控除
他のケースと同様に、１円未満の端数や欠勤時間の切り上げ処理は認められていません。
欠勤が頻繁に続く従業員を放置すると、社内秩序の乱れや他の従業員の不満に繋がる可能性があります。
担当者は早期に状況を把握し、理由の確認から改善指導まで段階的な対応を実施しましょう。
以下では、対処法について詳しく解説します。
まず、次のポイントに基づいて、本人に欠勤理由を確認します。
想定される要因には以下のものが挙げられます。
欠勤の理由が寝坊だった場合でも、安易に本人の怠慢と断定せず、メンタルヘルス不調が原因となっていないかなど丁寧な確認が重要です。
また、子どもの看護や介護が理由であれば、法定休暇が利用できる場合もありますが、本人が制度を理解していない可能性もあります。
今後の出勤状況や対応方針を検討する際の基準となるため、対話を意識する姿勢が重要です。
聞き取りで確認した欠勤理由に基づき、状況に応じた改善策を検討します。
このとき、欠勤日数・頻度・時間帯などの勤怠記録を「休暇」「休業」「公休」と正確に区別しておくことが重要です。
曖昧な管理や間違った判断に基づいた指導をすると、従業員との認識のずれが生じてトラブルに発展するかもしれません。
また、指導を実施した際は、将来的に懲戒処分を検討する際の重要な根拠資料となるため、必ず指導日時や内容を記録しておきましょう。
寝坊などの生活リズムの乱れが原因となっている場合は、改善計画の策定や定期的な報告を本人に求めます。
必要に応じて、産業医との面談などで生活習慣の見直しを促す措置も有効です。
また、勤務時間帯の変更やシフト調整が可能であれば、従業員と話し合いの上で選択肢として提案しましょう。
体調不良やメンタルヘルスの不調が疑われる場合は、産業医との面談や医療機関の受診、休職の提案を検討します。
一定期間、回復に専念すれば改善につながるケースもあるため、早期の提案がポイントです。
また、フレックスタイム制や時差出勤などの柔軟な働き方の導入検討や、利用可能な休暇や制度に関する社内周知も効果的です。
指導を行っても欠勤が改善されない場合には、懲戒処分が検討されます。
しかし、就業規則などに欠勤を懲戒事由として明記していなければ、処分は行えません。
欠勤に関する規程が整っているかを確認し、必要に応じて社内規程の整備・見直しを行いましょう。
欠勤対応を誤ると、従業員とのトラブルに発展した際に企業対応が問題視される可能性があります。
特に、即時解雇や代休・残業代との相殺などは安易に行わないようにしましょう。
ここでは、欠勤対応の注意点について解説します。
解雇は懲戒処分の中で最も重い処分ですが、無断欠勤が長期間続くなど、会社の健全な組織運営に支障があれば検討されるケースもあります。
しかし、労働契約法16条［注１］により、解雇処分は「客観的に合理的な理由があり社会通念上相当」でなければ行えません。
この判断は、以下の要素から総合的に考慮します。
そのため、１回の欠勤や長時間労働が原因である場合での即時解雇は、不当と判断される恐れがあるでしょう。
慎重な判断が求められます。
［注１］ 労働契約法／ｅ－Ｇｏｖ
労働契約法16条
代休とは、休日労働をした代わりに別の日に休みを与えるしくみです。
欠勤は本来勤務しなければならない日に働かなかった休みであり、代休とは目的が異なります。
欠勤日を代休として処理する、または欠勤を理由に休日出勤を通常出勤扱いする処理は、従業員の同意や希望があっても原則認められません。
残業代や休日労働などの割増賃金から欠勤分を相殺する処理は、従業員の同意があっても原則として行ってはいけません。
割増賃金の支払いや労働時間の不適切な管理と判断され、未払い賃金などの問題へ発展する恐れがあります。
完全月給制では、欠勤や遅刻・早退があっても月額賃金は変動しないため、欠勤控除は適用できません。
また、裁量労働制は実際に働いた時間ではなく、あらかじめ定めた時間分を働いたとみなすため、欠勤の取り扱いが通常と異なります。
どちらのケースでも控除を行う場合は、就業規則や労働契約などであらかじめ欠勤に関するルールを決めておく必要があります。
欠勤が発生した後に、事後的に有給休暇に変更する処理は原則認められません。
しかし、欠勤日の有給休暇取得をあらかじめ会社のルールで認める場合は対応可能です。
場当たり的な対応は、従業員間での対応の違いや不公平感を生む可能性があるため、早めのルール整備が重要です。
欠勤を理由に減給や出勤停止などの懲戒を行う場合、労基法91条［注２］に定められる制裁の上限を超えてはいけません。
減給における１回の処分額は「平均賃金１日分の半額」、総額は「１賃金支払い期における賃金総額の10分の１ 」が上限です。
なお、欠勤による賃金控除分は制裁の上限とは別扱いです。
[注２]労働基準法／ｅ－Ｇｏｖ
労働基準法91条
欠勤には法律上の明確な定義や詳細のルールがないため、給与計算の方法や懲戒の取り扱いは、就業規則など社内規程に基づいて判断します。
欠勤対応のルールや手続きが明確でない場合は、自社の社内規程や運用の課題を整理しましょう。
規程のリスクチェックや従業員の問題行動にお悩みの企業様は、労務問題に精通したVSG弁護士法人への相談がおすすめです。
