この記事でわかること
従業員トラブルの対応で、会社の通知の事実や意思表示の証拠を第三者が証明する手段として、内容証明郵便が有効です。
裁判などの法的な手続きでも強い証拠能力を持ちますが、一方で、作成の手順や送付方法に悩む場面も少なくありません。
送付が必要な場面でも安心して内容証明郵便を活用できるように、基本的なしくみや実務での注意点などを確認しておきましょう。
この記事では、労務分野で役立つ内容証明郵便の基礎知識や注意点、受け取り拒否されたときの対処法について、詳しく解説します。
目次
内容証明郵便とは、郵便局が郵便物の内容などを証明してくれるサービスです。
次の項目が、郵便局によって公的に記録・証明されます。
第三者である郵便局による客観的な証明であるため、トラブル発生時の重要な証拠として高い信頼性を持ちます。
労使間のトラブルだけではなく、会社間・個人間など、幅広い場面で利用される手段です。
内容証明郵便は、将来的なトラブルを防ぐために「通知を送った事実」と「文書の内容」を明確に残したい場合に利用されます。
ここでは、労務の場面で内容証明郵便を送る主な目的について、詳しく解説します。
内容証明郵便は「いつ」「どのような内容を通知したか」を後日、第三者である郵便局によって証明される点が利点です。
通常の郵便では、相手から「受け取っていない」「そんな内容ではなかった」と反論されると、その事実を実証するのは困難です。
しかし、内容証明郵便であれば、郵便局に文書の謄本が保管されるため、通知日と内容が後からでも客観的に証明されます。
通知の内容が法律上重要な意味を持つ場面では、確実な証拠として有効です。
内容証明郵便は、受取人に心理的なプレッシャーを与える効果があります。
郵便物は手渡しで配達され、署名または押印を求められるため「正式な通知を受けた」という認識が強まります。
口頭やメールでは軽視されていた要請や請求に対し、差出人の真剣な意思を伝える手段として効果的です。
郵便サービスには様々な種類がありますが、その中でも内容証明郵便は強い証明力を持ちます。
主な郵便サービスとの違いは次の通りです。
このような違いから、内容証明郵便は法的な通知や意思表示を行う際に、最も確実で信頼性の高い手段として用いられます。
内容証明郵便の送付は、労務に関するトラブルや手続きの場面で重要な法的効力を持つため、後の紛争防止に重要です。
ここでは、特に重要な効力について詳しく解説します。
会社が連絡のとれない従業員に対して通知を行う場合、「相手に到達したか」「どのような内容だったか」が争点となるケースがあります。
メールや普通郵便では、相手が通知を受け取ったか否かは判断できず、トラブルを複雑化させる原因となりかねません。
内容証明郵便を送付していれば、トラブルに発展した際に「知らなかった」と主張されても、通知の事実と内容を客観的に証明できます。
従業員に債権などの請求を行う場合、内容証明郵便の送付によって時効が一定期間猶予されます（民法150条１項）。
時効の完成が迫る場面では、催告した日付が重要であるため、内容証明郵便による証明が効果的です。
しかし、猶予期間は６カ月に限られており、その間に次の法的手段を取らなければ、再び時効が進行します。
あくまでも時効の進行を止める一時的な措置であり、その後の対応計画の早期策定が欠かせません。
内容証明郵便を利用すると、その文書が特定の日に存在していたことが証明されます。
解雇通知や債権の回収または契約解除の通知など、通知を行った日付が争点となる場面で特に重要な証明です。
後のトラブル発生時にも、会社としての適正な手続きを裏付ける根拠となり得ます。
内容証明郵便の法的効力を活かせば、後のトラブルを未然に防ぐだけではなく、裁判などでも会社の対応の正当性を示す証拠を得られます。
労務管理の現場で活用される主な場面は、次の通りです。
ここでは、それぞれのケースにおける具体的な意義を詳しく解説します。
会社が従業員を解雇するときは、労働基準法により解雇予告の義務が定められています（労働基準法20条）。
会社は少なくとも30日前に解雇予告を行うか、あるいは30日分以上の平均賃金（解雇予告手当）を支払わなければなりません。
しかし、連絡の取れない従業員に対してメールなどで通知しただけでは、予告日や通知の有無、通知内容が争点となるケースもあります。
内容証明郵便は解雇予告日と通知内容が明確に記録できるため、解雇通知の効果的な手段です。
後で紛争化した際に手続きの正当性が問われた場合、会社が行った解雇手続きの客観的証拠となります。
無断欠勤が続くあるいは休職中の従業員と連絡が取れない場合は、出勤や連絡を求める督促を行う場合があります。
また、一定期間連絡がない場合や休職期間満了後に復職が見込めない場合に、自然退職とする会社も少なくありません。
これらの通知を内容証明郵便で送れば、会社が連絡を試みた事実や、退職に関する正式な通知を行った経緯が明確に残ります。
特に退職に関する通知では、会社側の手続きの適正さが後で問われることが多いため、手続きの事実や手順を示す重要な証拠として有効です。
貸与物（パソコン、携帯電話、社員証、鍵など）を返却しないまま、従業員が退職・連絡が取れなくなるケースは少なくありません。
これらの物品は会社の財産であるだけではなく、情報漏洩やセキュリティリスクにも直結するため、早期の回収が求められます。
また、従業員が本来負担しなければならない金銭（休職中の社会保険料や立替経費など）を精算していない場合にも、内容証明郵便による請求が有効です。
口頭やメールでの依頼に応じない場合は、内容証明郵便による正式な返還依頼や請求が、次の法的手続きへの布石となります。
必要に応じて、返還されない場合の損害賠償請求の可能性を明示すれば、相手の誠実な対応を促しつつ、会社の姿勢も明確に示せます。
内容証明郵便は、残業代請求によく利用されますが、一般的には従業員側が会社に対して送るケースがほとんどです。
しかし、会社側が残業代請求に対して正式な回答を行う際に、内容証明郵便を利用するケースもあります。
たとえば「残業代はすでに支払い済みである」「請求内容に誤りがある」といった主張を客観的に残す場合です。
内容証明郵便による回答は、単なる通知の手段ではなく、会社の誠実な対応を示す効果もあり、従業員との交渉や訴訟対応にも影響を与えます。
ハラスメント対応では、従業員からハラスメント行為の停止を求める申立てなどで、内容証明郵便が送付されるケースが一般的です。
口頭の相談や書面の手渡しでは誠実な対応が得られないと判断した場合に、正式な要請として記録を残す目的で用いられます。
一方、会社側が対応方針や調査結果を正式に通知する手段として、内容証明郵便が利用されるケースもあります。
将来的なトラブル防止や、ハラスメント対応に対する会社の誠実な態度を示す上で有効です。
内容証明郵便は、通常の郵便と異なり法的な証拠力を持つため、書き方に厳格なルールが定められています。
ここでは、内容証明郵便の書式や書き方のルールを詳しく解説します。
内容証明郵便を送る際の準備は、次の通りです。
内容文書と謄本は同じ内容とするため、同一内容の文書が３通必要です。
謄本はコピーにより作成しても問題ありません。
内容証明郵便の用紙や記載方法のルールは次の通りです。
| 用紙 | ・特別な指定なし ・Ａ４サイズが一般的 | |
| 文字数の制限 | 縦書きの場合 | １行20字以内１枚26行以内 |
| 横書きの場合 | ・１行20字以内１枚26行以内 ・１行13字以内１枚40行以内 ・１行26字以内１枚20行以内 | |
| 使用可能文字 | ・ひらがな、カタカナ、漢字、数字 ・括弧や句読点などの一般的な記号 ・英字は固有名詞（地名や社名）に限る | |
| 図表や写真 | 挿入不可 | |
字数や記号の扱いについて疑問がある場合は、郵便局公式サイトでルールを確認できます。
参考：「内容証明ご利用の条件等」（日本郵便）
初めて作成する場合や、書式に不安がある場合は、市販されている内容証明文書専用用紙の購入や、弁護士への作成依頼を検討しましょう。
文書に記載する項目は次の通りです。
文書に記載する宛名や住所は、封筒に記載する内容と完全に一致させなければなりません。
また、文書への押印は必須ではありませんが、強い意思を示すために押印するのがおすすめです。
謄本が２枚以上にわたる場合は、ページのつづり目に契印（割印）を押します。
例として、内容証明郵便で解雇通知を送るケースで記載する項目を紹介します。
特に解雇理由や日付の記載が曖昧だと、不当解雇を主張されるリスクがあるため、明確かつ客観的な表現で記載しましょう。
文書を訂正する場合は、次の手順で訂正します。
訂正箇所が複数に及ぶ場合は、書き直しをおすすめします。
内容証明郵便の発送方法は、郵便局窓口での手続きとインターネットを利用した電子内容証明（ｅ内容証明）の２種類です。
どちらの方法でも、証明される内容や法的効力に違いはありません。
しかし、手続きの流れや料金体系には違いがあるため、利用目的や状況に応じて適切な方法を選びましょう。
ここでは、それぞれの方法について詳しく解説します。
内容証明郵便は、すべての郵便局で手続きできるわけではなく、比較的規模の大きい郵便局で扱われているのが一般的です。
内容証明郵便を持ち込む前に、日本郵便の公式サイトや電話などで取り扱いの有無を確認しておきましょう。
郵便局窓口には、以下の内容を持参します。
文書や封筒を忘れてしまうと送付できないため、十分注意しましょう。
持参物のチェックリストを用意しておくと安心です。
窓口で内容証明郵便の送付を伝えると、作成した文書や封筒の記載について、職員による確認が行われます。
書式や字数制限に問題がなければ、その場で郵便局の受付印が押された差出人控えを受け取ります。
窓口で内容証明郵便を送る場合、料金は次の構成で決定されます。
内容証明料金は、文書のページ数によって増額される点に注意が必要です。
通知文が長文になり、文書が複数ページにわたると発送コストが増えるため、内容を簡潔にするなど工夫しましょう。
たとえば、内容証明文書１枚を定型郵便物で出す場合、料金例は次の通りです。
事例内容証明文書１枚を定型郵便物で出す場合
基本料金…110円
一般書留料金…480円
内容証明の加算料金（１枚）…480円
合計金額は1,070円となります。
電子内容証明（ｅ内容証明）は、インターネットを利用して内容証明郵便を送付できるサービスです。
日本郵便が提供する「Webゆうびん」に登録すれば、24時間いつでも手続きを行えます。
郵便局へ直接来所する必要がないため、時間や距離の制約を受けません。
また、文書の印刷や送付も郵便局が行うため、印刷代や封筒代などの物品だけでなく、作業コストも削減できる点がメリットです。
利用するには「Webゆうびん」への会員登録を行い、その後に以下の手順で手続きを行います。
手続きが正式に受理されると、郵便局で印刷・封入・発送が行われます。
その後、受取人には正本、差出人には謄本が一般書留で配達されるしくみです。
電子内容証明の料金は、次の構成で決定されます。
紙での送付と異なり、謄本送付料のほか電子郵便料金という手数料が加わります。
郵便局への持参や印刷の手間が少ない分、料金は高くなる傾向です。
しかし、文字数が多い場合や発送件数が多い場合は安くなる可能性があるため、コスト面に懸念がある場合は、事前に比較しておきましょう。
たとえば、内容証明文書１枚で、謄本の送付方法が通常の場合の料金例は、次の通りです。
事例内容証明文書１枚で謄本の送付方法が通常の場合の料金例
基本料金…110円
電子郵便料金…19円
内容証明料金…382円
謄本送付料…304円
一般書留料金…480円
合計金額は1,295円となり、一見すると、郵便窓口から差し出すより高く感じます。
しかし、ｅ内容証明は文書１枚あたりに入力できる文字数が多いため、同じ文書でも窓口差出よりページ数を抑えられるケースがあります。
内容証明料金はページ数に応じて加算されるため、文字数が多い文書の場合は窓口差出よりも安価です。
内容証明郵便は法的手続きで重要な証拠となりますが、送付について次のような注意点があります。
以下では、それぞれについて詳しく解説します。
内容証明郵便は、通知の事実や文書の内容を証明しますが、文書の内容の正当性や法的有効性まで保証されません。
曖昧な表現で法的効力の効果が十分得られない可能性や、適法性の検討が不十分で却って会社に不利な証拠を裏付ける恐れもあります。
そのため、弁護士などの専門家のサポートを得て、法的視点で内容を検討しましょう。
内容証明郵便の書式や文字数、送付方法のルールが守られていない場合、郵便局で受理されません。
たとえば、謄本の部数不足や字数超過など、些細な不備でも差し戻しとなります。
その場での対処が難しく、修正に時間がかかる場合もあり、その日のうちに再提出できないケースも少なくありません。
そのため、解雇予告など法的期限が関係する案件では、早めの準備と内容チェックが不可欠です。
期日直前で不備を指摘された場合、再提出の遅れが効力発生日に影響を与える可能性もあります。
内容証明郵便により法的通知を行う場合は、郵便局の「配達証明サービス（加算料金350円）」を併用しましょう。
内容証明郵便では配達の状況を確認できますが、受取人が郵便物を受け取ったか否かの証明まではされません。
配達証明サービスを利用すれば、郵便物が相手方に配達された事実と日時を郵便局が証明します。
特に、解雇予告などは「到達日」が通知の効力発生日を判断する上で重要であるため、相手に文書が届いた証明を得るようにしましょう。
内容証明郵便は、文書以外の書類や資料、写真などを同封できません。
一緒に送付したい書類などがある場合は、別の郵便で送ります。
このとき、内容証明文書の中で送付物の具体的な内容や発送日を明らかにすると、証拠としての一貫性が保たれます。
別送する郵便物は、配達記録が残る郵送方法（書留や配達証明など）を選ぶと、その後のトラブル防止にもなるため安心です。
内容証明郵便は受け取りが強制されていないため、受け取り拒否されるケースもあります。
ここでは、受け取り拒否が発生した際の具体的な対処法について解説します。
受け取りを拒否された場合、最も効果的な手段が弁護士名義での内容証明郵便の再送です。
弁護士からの通知は「法的措置を検討している」という明確な意思表示となり、心理的な圧力効果が高まります。
さらに弁護士に再送を依頼すれば、受け取り拒否という事実を踏まえた上で、最適な対応策や交渉方針についても助言を得られます。
後のトラブル解決や訴訟対応も見据え、早めに弁護士に相談しましょう。
受け取り拒否されたときの対応として、特定記録郵便で再送する方法も有効です。
特定記録郵便は、郵便局が差出日と配達過程を記録するサービスで、ポスト投函による送付の事実が確認できます。
しかし、内容証明郵便と異なり、ポスト投函であるため受け取りの有無はわからず、文書の内容も証明されません。
後日トラブルを防ぐために、送付した文書のコピー保存も重要です。
受け取り拒否や無視が続く場合は、早期に弁護士に相談し適切な法的対応を検討しましょう。
従業員と連絡がとれない状況で通知の事実や日時を証拠として残したい場合は、内容証明郵便の活用が重要です。
特に解雇や退職に関する通知は日付が重要であるため、内容証明郵便の送付が後のトラブル防止につながります。
しかし、文書の内容や送付期限を誤るとかえって不利になる可能性もあるため、送付前に文書の内容や手続きを慎重に検討しましょう。
内容証明郵便の作成や送付でお困りの際はＶＳＧ弁護士法人へご相談ください。
