現在、東京都に引き続き、埼玉県でもテレワーク推進事業のコンサルティングを行わせていただいていますが、だいたい各社共通で抱えているのは、コミュニケーションと情報共有の問題です。
テレワークを行う上で、今までできていたような雑談ができないため意思の疎通を欠くのではないか、そんな不安を抱えていらしゃいます。
また、テレワークの基本はペーパーレスなのですが、まずはここからできていない企業が多いようです。
それらの問題を解消するために、実はスタッフの方それぞれがツールを活用しているというのも多く見られるケースです。
コミュニケーションの問題を解消するためにLINEを使ったり、情報共有できない問題を解決するためにGoogleドライブを使ったり。
一番の問題は、これらのツール（ひいては情報）の所有者が会社ではなく、個人となってしまう点です。
会社で必要なツールを用意していないばかりに、この時点で大切な情報が個人に移っているのです。
経営者本人が使うにはまだいいでしょう。
ただし、いつか退職してしまう従業員に情報が流れてしまうのはとても問題です。
セキュリティで、外部からの不正アクセス等が取り上げられることがありますが、こういった個人ツールの利用の方がもっと頻繁に行われていて、大きなセキュリティの問題を生んでいます。
ビジネスで使うITツールにはちゃんとビジネス用の、アカウントを管理することのできるものを使うべきです。
皆さんも事務所のスタッフの方も、メールに外部からアクセスできないために、Gmailに転送しているかもしれませんよ。
