事務所の業務効率化のために、ITツールを活用されてらっしゃる方も多いと思います。ただ、活用を誤ると大きなリスクとなりますのでご注意ください
多くのITツールはお試しの意味も含めて、無料で使えるものがあります。例えば、GmailをはじめとしたGoogleのクラウドサービス。とても便利ですよね。メールが事務所の外では見れないためにGmailに転送する、情報共有のためにGoogleドライブを使う、などはよく見られるケースです。でもちょっと待ってください。これ、データはどこにありますか？情報は事務所の管理下になければなりません。無闇にスタッフに転送等を認めると、情報は、事務所を離れてスタッフ個人に所属してしまいます。そうなった場合、何が話されているか、何の情報が共有されているかわかりません。情報漏洩の原因にもなってしまいます。
LINEを使う場合も同様です。事務所から支給しているスマートフォンならいいですが、個人のものである場合、家族や友人とのやりとりと並んで、仕事の情報があるのです。これは問題です。また、グループでのやりとり、スタッフが退職した場合、全て削除することはできますか？
ITツールは基本的にはビジネス用のアカウント管理機能のついたものをぜひ使ってください。情報データは事務所の中に留めてください。中には、事務所のツールが使いづらいから仕方なく使っている、という人もいるかもしれません。
必要なところには投資が必要です。クラウドサービスなら1人月数百円で使えます。だいたい1人月5000円くらいあればひととおりのサービスは使えると思います。仮に10人いたら月5万円。パートさんアルバイトに5万円なら恩恵を得られる人は一部にとどまります。でも、ツールを活用すれば全員が恩恵を得られます。
ITツールは上手に、安全に使いこなせるといいですね